Η διαδικασία έγκρισης στη ροή εγγράφων 1C. Αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών. Έλεγχος εισερχόμενης αλληλογραφίας

Σε σχέση με την κυκλοφορία/ενημέρωση αυτών των προϊόντων, καθώς και την ανάπτυξη τεχνολογίας διαδικτυακών υπηρεσιών, οι ειδικοί της 1C εφάρμοσαν απρόσκοπτη ενοποίηση, 1C ERP και 1C Document Management (εφεξής «DO»).

Αυτό το άρθρο θα περιγράψει όχι μόνο το σχήμα και τη διαμόρφωση της ενοποίησης, αν και αυτό θα καλυφθεί πλήρως, αλλά θα εξεταστούν και αρκετοί πιθανοί τύποι ενοποίησης.

Για την υλοποίηση αυτής της αλληλεπίδρασης μεταξύ των δύο προγραμμάτων θα χρειαστούμε:

• 1C "DO" 2.0 (εκδόσεις CORP)

  Διακομιστής Web Apache.

Δεν χρειάζεται να περιγράψουμε την εγκατάσταση και τη διαμόρφωση αυτών των προϊόντων λογισμικού· ας προχωρήσουμε απευθείας στη διαμόρφωση.

Ετσι. Η επιχειρηματική διαδικασία είναι η εξής: πρέπει να συμφωνήσουμε σε συμφωνίες πώλησης. Το πρόγραμμα συντονισμού θα έχει ως εξής:

Για να εφαρμόσουμε ένα τέτοιο σχήμα, θα προσθέσουμε χρήστες στο 1C ERP και στο 1C DO.

- Ασφάλεια

- Δικηγόρος

- Οικονομολόγος

- Υπάλληλος

Τώρα ας προχωρήσουμε στη ρύθμιση

Ας πάμε στο 1C DO στη λειτουργία "Configurator" και ας δημοσιεύσουμε τη βάση δεδομένων μας στον διακομιστή web.

Όνομα - διεύθυνση πόρου, π.χ. http://localhost/DocCorp/

Κατάλογος - Η τοποθεσία της υπηρεσίας Ιστού.

Ελέγχουμε την εργασία.

Τώρα ας κάνουμε τις ρυθμίσεις στο 1C DO.

1) Δημιουργήστε έναν νέο τύπο εγγράφου: "Συμφωνία πώλησης"

Μεταβείτε στο "NSI και διαχείριση" - "Τύποι εγγράφων"

Ας δημιουργήσουμε μια ομάδα εγγράφων "Συμφωνίες"

Δημιουργία νέας προβολής

Ας πάμε στην καρτέλα "Πρότυπα εγγράφων" - "Λεπτομέρειες εγγράφου".

Ας δημιουργήσουμε έναν φάκελο για να αποθηκεύουμε όλα τα συμβόλαια πωλήσεων σε ένα μέρος.

Μεταβείτε στην ενότητα "Προτύπων επεξεργασίας" και δημιουργήστε ένα νέο πρότυπο.

Θα ανοίξει η φόρμα επιλογής προτύπου "Έγκριση", θα δημιουργηθεί ο φάκελος "Μη τυπικές διεργασίες" και στη συνέχεια θα δημιουργηθεί η διαδικασία "Έγκριση συμφωνίας πώλησης".

Ας καταγράψουμε τη διαδικασία.

Ας περάσουμε στα θέματα της διαδικασίας, γιατί Έχουμε δρομολόγηση υπό όρους, που εξαρτάται από το ύψος του συμβολαίου, χρειαζόμαστε αντικείμενο ανάλυσης, ας το δημιουργήσουμε.

Ας επιστρέψουμε στην καρτέλα "Ρυθμίσεις διεργασίας" και ας προσθέσουμε εγκρίτες.

Στη συνέχεια αλλάζουμε την κατεύθυνση δρομολόγησης και ορίζουμε τη σειρά συντονισμού:

Τώρα ας ρυθμίσουμε τη διευθυνσιοδότηση catch, κάντε κλικ στο κουμπί "Χρήση συνθηκών". *(Μόνο στην έκδοση CORP).

Ας δημιουργήσουμε μια νέα συνθήκη δρομολόγησης: Ποσό σύμβασης > 100.000 ρούβλια.

Ας το αντιστοιχίσουμε στο «Τύπος παραστατικού» - «Συμφωνία πώλησης».

Η ρύθμιση του 1C "TO" ολοκληρώθηκε. Ας προχωρήσουμε στη ρύθμιση του 1C: ERP.

Ας προσθέσουμε χρήστες, όπως στο 1C "DO"

Στο πεδίο URL, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση web της υπηρεσίας, επιλέξτε τα απαραίτητα πλαίσια και προχωρήστε στη ρύθμιση της ενοποίησης.

Ας υποδείξουμε στις ρυθμίσεις με ποιο έγγραφο θέλουμε να συνδέσουμε τη διαδικασία.

Αυτό θα είναι μια "συμφωνία με έναν αντισυμβαλλόμενο", ένα αντικείμενο από το 1C "DO" - "Εσωτερικό έγγραφο"

Μετά την επιλογή των σχέσεων, θα πραγματοποιηθεί η βασική ρύθμιση των σχετικών αντικειμένων.

Πρέπει να διαμορφωθεί ένας αριθμός πεδίων.

Τύπος παραστατικού στο 1 «ΠΡΙΝ» - «Συμφωνία πώλησης»

Όταν εισάγεται ένας τύπος εγγράφου, το 1C ERP τον αναζητά στο 1C "DO".

"Φάκελος" - "Συμφωνίες πώλησης" (τόπος αποθήκευσης εγγράφων)

"Αριθμός Μητρώου"

Το προεπιλεγμένο σύστημα λέει ότι αυτό είναι "Κωδικός", αυτό είναι λάθος, ας αλλάξουμε την τιμή.

Αυτός είναι ο αριθμός συμβολαίου μας.

Ας διαμορφώσουμε τα υπόλοιπα πεδία

Αυτό είναι όλο - Αποθηκεύστε τη ρύθμιση.

Ας δημιουργήσουμε μια συμφωνία πώλησης σε 1C ERP, θα τη δημιουργήσουμε στον χρήστη "Clerk"

Τώρα ας δημιουργήσουμε τη διαδικασία 1C "DO" με βάση αυτήν τη συμφωνία. Κάντε κλικ στο «Περισσότερα» στη φόρμα λίστας

Στο 1C DO, δημιουργείται ένα εσωτερικό έγγραφο "Συμφωνία πώλησης".

Το "όνομα" του οποίου αντιστοιχεί στα δεδομένα από το 1C ERP. Το σύστημα μας προτρέπει αμέσως να επιλέξουμε ένα πρότυπο διαδικασίας. Επιλέξτε «Συμφωνία πώλησης» και κάντε κλικ στο «Δημιουργία διαδικασίας». Δεν θα εγκαταστήσουμε το πλαίσιο ελέγχου "Άμεση εκκίνηση" προς το παρόν.

Το ποσό του συμβολαίου μας είναι > 100.000 ρούβλια, επομένως, ο κανόνας δρομολόγησης μας λειτούργησε, προστέθηκε το "Economist".

Ας ξεκινήσουμε τη διαδικασία.

Τώρα ας συνδεθούμε στο 1C ERP κάτω από διαφορετικούς χρήστες και ας δούμε το αποτέλεσμα. Την πρώτη φορά που ένας χρήστης συνδέεται στο 1C ERP, εάν διαμορφωθεί η ενοποίηση με το 1C "DO", θα ζητηθεί από τον χρήστη να εισαγάγει μια σύνδεση και έναν κωδικό πρόσβασης για να συνδεθεί στο "DO".

Μετά θα πάμε στο The Economist

Δεν έχει καθήκοντα, γιατί... Η έγκρισή του έρχεται μετά τον «Δικηγόρο», θα συμφωνήσουμε στη συμφωνία με τον «Δικηγόρο» και θα ενημερώσουμε τα καθήκοντα του «Οικονομιστή»

Η συμφωνία μας έχει μεταφερθεί στην κατάσταση "Έγκυρο".

Μια μικρή παρέκκλιση. Αυτό είναι ένα παράδειγμα ολοκλήρωσης από 1C ERP σε 1C DO. Όμως, κατά τη γνώμη μου, υπάρχουν ορισμένες αδυναμίες όχι στην ίδια την ολοκλήρωση, αλλά στην οργάνωση της επιχειρηματικής διαδικασίας. Ας υποθέσουμε ότι έχουμε μια μεγάλη ροή εγγράφων συμφωνιών πωλήσεων με αντισυμβαλλόμενους, όλες οι συμφωνίες περνούν από τη διαδικασία έγκρισης. Επομένως, κάθε φορά που η σύμβαση πρέπει να συνάπτεται σε 1C: ERP. Αλλά η σύμβαση μπορεί να μην εγκριθεί, τότε τα "σκουπίδια" θα παραμείνουν στη βάση δεδομένων, για να μην πούμε ότι αυτό θα επηρεάσει σε μεγάλο βαθμό τη λειτουργία του συστήματος, αλλά ακόμα.

Υπάρχει όμως η ευκαιρία να επεκταθεί η σχέση. Ο "Clerk Clerk" δημιουργεί ένα εσωτερικό έγγραφο "Sales Agreement" στο 1C "DO", το έγγραφο περνά από τα στάδια έγκρισης, στη συνέχεια, όταν εγκριθεί, ο "Clerk Clerk" εισάγει τα ήδη εγκεκριμένα δεδομένα στο 1C ERP και ρυθμίζει τη σχέση μεταξύ του αντικειμένου σε 1C ERP και 1C "DO" .

Στο 1C DO θα δημιουργήσουμε ένα εσωτερικό έγγραφο "Συμφωνία Πώλησης"

Καταχωρούμε τη σύμβαση και την αποστέλλουμε χρησιμοποιώντας το πρότυπο έγκρισης που δημιουργήσαμε.

Μια μικρή ανακρίβεια στο στιγμιότυπο οθόνης· το ποσό της σύμβασης αργότερα δηλώθηκε ως 1.500 ρούβλια.

Έθεσα το ποσό της σύμβασης στα 1.500 ρούβλια, επομένως, ο Economist δεν χρειάζεται να κάνει εγκρίσεις.

Ας προχωρήσουμε στο 1C ERP.

Όπως μπορείτε να δείτε, ακόμη και χωρίς τη δημιουργία ενός εγγράφου σε 1C ERP με απρόσκοπτη ενσωμάτωση, όλες οι διεργασίες χρήστη στο 1C "ΠΡΙΝ" εμφανίζονται σε 1C ERP.

Αφού ολοκληρωθούν όλες οι διαδικασίες έγκρισης και έχει συμφωνηθεί η σύμβαση, πρέπει απλώς να την εισαγάγετε στη βάση δεδομένων 1C ERP και να ρυθμίσετε τη σύνδεση.

Συνάπτουμε τη συμφωνία μας στο 1C ERP και δημιουργούμε μια σύνδεση με το συμφωνημένο αντικείμενο από το 1C "DO"

Μεταβείτε στη "Ροή εγγράφων" αυτού του εγγράφου και επιλέξτε "εσωτερικό έγγραφο" 1C DO.

Η αναζήτηση πραγματοποιείται σύμφωνα με τα επιλεγμένα κριτήρια στην πλευρά 1C "DO".

Τώρα έχουμε διαμορφώσει μια σύνδεση μεταξύ δύο αντικειμένων.

Ταυτόχρονα, δεν δημιουργήσαμε περιττά έγγραφα στο 1C ERP· ολόκληρη η διαδικασία έγκρισης πραγματοποιήθηκε από την πλευρά του ERP (χρησιμοποιώντας εργαλεία 1C DO). Και λήφθηκε σύνδεση μεταξύ 2 αντικειμένων από διαφορετικές βάσεις.

Αυτό είναι όλο για αυτό. Ποιες μέθοδοι να επιλέξετε εξαρτάται από τις ανάγκες σας, αποφασίστε μόνοι σας.

ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ. Κατά την ενσωμάτωση με το 1C ERP, θα συνιστούσα να δημιουργήσετε σχέδια για την ανταλλαγή της εταιρικής δομής, των αντισυμβαλλομένων, των χρηστών και των άρθρων DDS. Αυτό θα μειώσει τις παρεμβολές στο σύστημα 1C DO και θα έχει ενημερωμένες πληροφορίες για συμβατική λογιστική.

Το υποσύστημα είναι κατάλληλο για όσους

• Έχω βαρεθεί τους ανθρώπους να τρέχουν στα γραφεία κάθε τόσο για χάρη των υπογραφών.
• είναι απαραίτητο να δούμε: ποιος, πότε και πώς ενέκρινε αυτό ή εκείνο το αντικείμενο στη βάση δεδομένων 1C.
• είναι απαραίτητο να μειωθεί ο χρόνος έγκρισης (συμφωνίας, αίτησης για δαπάνη κεφαλαίων ή οτιδήποτε άλλο).

Το πρόγραμμα σάς επιτρέπει να συντονίζετε τυχόν έγγραφα και βιβλία αναφοράς στη βάση δεδομένων 1C. Ο συντονισμός γίνεται διαδοχικά, δηλ. Πρώτα συμφωνεί ο πρώτος κριτής, αν συμφωνεί, μετά ο επόμενος και ούτω καθεξής.

Υπάρχουν οι ακόλουθες καταστάσεις:

• "Δεν εγκρινεται"
• «Σε διαδικασία έγκρισης»,
• "Εγκρίθηκε"
• "Ακυρώθηκε"
• "Επιστράφηκε για αναθεώρηση."

Κατά τη δημιουργία εργασιών για αναθεωρητές, δεν καθορίζεται συγκεκριμένος χρήστης, αλλά συμπληρώνεται μόνο ο Ρόλος Διεύθυνσης + Τμήμα Διεύθυνσης. Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να συμφωνήσουμε

Στη συνέχεια θα δημιουργηθεί η εργασία για τον Λογιστή από τη Λογιστική. Και συγκεκριμένοι χρήστες πρέπει να προσδιορίζονται στο μητρώο «Addressing Register».

Έτσι, η εργασία για έγκριση θα είναι ορατή από δύο χρήστες ταυτόχρονα και οποιοσδήποτε από αυτούς μπορεί να ολοκληρώσει την εργασία. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν ένας υπάλληλος πηγαίνει διακοπές και πρέπει να καθορίσετε έναν χρήστη που θα τον αντικαταστήσει. Σε αυτήν την περίπτωση, αρκεί να προσθέσετε μια νέα καταχώρηση στο μητρώο διευθύνσεων και όλες οι παλιές και όλες οι νέες εργασίες θα είναι αμέσως ορατές στον νέο χρήστη.

Πλεονεκτήματα

• εντελώς ανοιχτού κώδικα?
• ανεξάρτητη διαμόρφωση?
• ανεξάρτητα από το BSP (για μη τυπικές διαμορφώσεις αυτό είναι σημαντικό).
• μπορεί να ενσωματωθεί σε οποιαδήποτε διαμόρφωση (δείτε τη λίστα των δοκιμασμένων διαμορφώσεων παρακάτω).
• λειτουργεί σε thin client (λειτουργεί και σε κανονική εφαρμογή).
• Για να ρυθμίσετε έναν νέο συντονισμό, δεν απαιτείται προγραμματισμός, όλα γίνονται σε λειτουργία χρόνου εκτέλεσης.
• πολύ απλή ρύθμιση μιας νέας συμφωνίας, χρειάζεται μόνο να περάσετε από 4 βήματα και η συμφωνία μπορεί να χρησιμοποιηθεί.
• Μπορείτε να ορίσετε εγκρίσεις για οποιονδήποτε κατάλογο και οποιοδήποτε έγγραφο στη βάση δεδομένων 1c.
• αποστολή ειδοποιήσεων μέσω email·
• σημαντική μείωση του χρόνου έγκρισης και συχνά ο χρόνος έγκρισης μειώνεται σημαντικά.
• είναι πάντα σαφές ποιος πρέπει να το εγκρίνει, καθώς και ποιος το ενέκρινε και πότε.
• τη δυνατότητα απαγόρευσης της εκτέλεσης ενός εγγράφου έως ότου συμφωνηθεί·
• τη δυνατότητα απαγόρευσης της χρήσης ενός αντικειμένου βάσης δεδομένων μέχρι να συμφωνηθεί·
• εύκολη ενσωμάτωση σε άλλες επιχειρηματικές διαδικασίες στο 1C.
• Δεν υπάρχει ανάγκη για ξεχωριστή βάση δεδομένων στην οποία γίνεται ο συντονισμός, όλα συμβαίνουν σε μία βάση δεδομένων.

βίντεο

• Σύνταξη νέας συμφωνίας

• επανεξέταση του αντίστοιχου υποσυστήματος

• πώς να ενσωματώσετε ένα υποσύστημα σε μια τυπική διαμόρφωση

• Πώς να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό για την αποστολή ειδοποιήσεων:

Το υποσύστημα υλοποιείται πλήρως σε διαχειριζόμενες φόρμες και εκτελείται σε thin client.

Παραδείγματα χρήσης του υποσυστήματος

Παράδειγμα 1

Μια αίτηση για δαπάνη κεφαλαίων πρέπει να εγκριθεί προτού μπορέσει να πραγματοποιηθεί. Σε αυτήν την περίπτωση, απαιτείται η ακόλουθη διαδρομή συντονισμού:

• να συντονίζεστε πάντα με τον «Διευθυντή αγορών»·
• εάν το ποσό της αίτησης είναι μεγαλύτερο από 10.000, τότε συμφωνήστε με τον εμπορικό διευθυντή.
• εάν το ποσό της αίτησης είναι μεγαλύτερο από 50.000, τότε συμφωνήστε με τον οικονομικό διευθυντή.
• εάν το ποσό της αίτησης είναι μεγαλύτερο από 100.000, τότε συμφωνήστε με τον γενικό διευθυντή.

Παράδειγμα 2

Οποιοσδήποτε χρήστης μπορεί να δημιουργήσει συμβόλαια στο σύστημα· είναι απαραίτητο να ρυθμίσετε την έγκριση συμβολαίου χρησιμοποιώντας την ακόλουθη διαδρομή:

• εάν ο αντισυμβαλλόμενος/εταίρος ανήκει στην ομάδα των προμηθευτών, τότε είναι απαραίτητο να συμφωνήσετε με τον «Λογιστή Προμηθευτή».
• εάν ο αντισυμβαλλόμενος/εταίρος ανήκει στην ομάδα των αγοραστών, τότε είναι απαραίτητο να συμφωνήσετε με τον «Λογιστή Αγοραστών».
• ελέγχετε πάντα με δικηγόρο.
• εάν η σύμβαση είναι σε συμβατικές μονάδες, τότε συμφωνήστε με τον εμπορικό διευθυντή.

Συχνές ερωτήσεις (FAQ)

Ερώτηση:Είναι δυνατή η ενσωμάτωση ενός υποσυστήματος σε μια μη τυπική διαμόρφωση;

Απάντηση:Ναι, μπορείτε, για αυτό είναι απαραίτητο η τελική διαμόρφωση να περιέχει τα εξής:

• Directory.Users;
• Παράμετρος συνεδρίας "CurrentUser";
• Η διαμόρφωση πρέπει να έχει είτε την ιδιότητα "Διαχειριζόμενη εφαρμογή" ή την ιδιότητα "Διαχειριζόμενες και κανονικές εφαρμογές", επειδή όλες οι μορφές ελέγχονται.

Ερώτηση:Είναι δυνατόν να καλέσετε τη φόρμα "Καταστάσεις έγκρισης" απευθείας από ένα στοιχείο καταλόγου ή ένα έγγραφο;

Απάντηση:ναι μπορείς. Εάν χρησιμοποιείτε διαχειριζόμενες φόρμες, τότε πρέπει:

• μεταβείτε στον διαμορφωτή.
• βρείτε τη γενική εντολή "bpsStatusConcordance".
• κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε μια ιδιότητα.
• στην ιδιότητα "Command Parameter Type", καθορίστε τον τύπο σύνθετων δεδομένων και επιλέξτε το αντικείμενο που θέλετε.

Εάν χρησιμοποιείτε κανονικές φόρμες και τυπική διαμόρφωση, τότε πρέπει:

• να λάβει από την παράδοση την επεξεργασία "bpsStatusCoordination.epf".
• Κάντε κλικ στο "Υπηρεσία - Πρόσθετες φόρμες εκτύπωσης και επεξεργασία - Εκτύπωση φορμών"
• κάντε κλικ στην προσθήκη και, στη συνέχεια, καθορίστε την επεξεργασία.
• προσθέστε στην ενότητα πίνακα εκείνα τα αντικείμενα για τα οποία θα πρέπει να κληθεί αυτή η επεξεργασία.
• Τώρα το κουμπί εκτύπωσης θα μπορεί να καλέσει αυτήν την επεξεργασία.

Εάν χρησιμοποιείτε κανονικές φόρμες και η διαμόρφωση δεν είναι τυπική, τότε θα πρέπει να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο κώδικα σε κάθε μορφή ενός στοιχείου καταλόγου/εγγράφου. Ένα παράδειγμα του κώδικα μπορεί να βρεθεί στην επεξεργασία «Παράδειγμα κώδικα για την προσθήκη κουμπιού σε κανονικό Form.epf» (από την προμήθεια).

Ερώτηση:Είναι δυνατόν να καθοριστεί η κατάσταση, ας πούμε "Πληρωμή", για ένα έγγραφο;

Απάντηση:Ναι, μπορείτε, για αυτό χρειάζεστε:

• μεταβείτε στον κατάλογο "Κατάσταση αντικειμένων" και προσθέστε ένα στοιχείο με το όνομα "Πληρωμή", σημειώστε το και κλείστε το.
• στη συνέχεια ανοίξτε την επεξεργασία «Κατάσταση έγκρισης», κάντε κλικ στο κουμπί «Ορισμός κατάστασης» και επιλέξτε την κατάσταση «Πληρωμή».

Ρόλοι

• (BPS) Χρήστης- πρέπει να καθοριστεί για όλους τους χρήστες.
• (BPS) Επεξεργασία του μητρώου διευθύνσεων- είναι απαραίτητο το δικαίωμα επεξεργασίας του μητρώου «Μητρώο διευθύνσεων».
• (BPS) Επεξεργασία εγγράφου, καταχώριση κατάστασης αντικειμένου- το δικαίωμα είναι απαραίτητο για να μπορείτε να καθορίσετε με μη αυτόματο τρόπο την κατάσταση για ένα αντικείμενο 1c.
• (BPS) Πλήρη δικαιώματα- πρόσβαση σε όλα τα αντικείμενα του υποσυστήματος συντονισμού και είναι επίσης απαραίτητη για τη δημιουργία συντονισμού.

Τι συμβαίνει αυτόματα

• οι ειδοποιήσεις αποστέλλονται χρησιμοποιώντας ένα χρονοδιάγραμμα (μία φορά το λεπτό).

Τι προβλέπεται να προστεθεί στο μέλλον εάν το υποσύστημα είναι επιτυχές

• τη δυνατότητα ανακατεύθυνσης της εργασίας έγκρισης σε άλλον ελεγκτή·
• τη δυνατότητα προσαρμογής ενός προτύπου για τη δημιουργία του κειμένου μιας επεξήγησης, το οποίο υποδεικνύεται κατά την έναρξη της έγκρισης και την αποστολή ειδοποιήσεων μέσω email (για παράδειγμα: συμπεριλάβετε το νόμισμα του εγγράφου, τον διαχειριστή, το ποσό κ.λπ. στην επεξήγηση).
• τη δυνατότητα να συμφωνήσετε μέσω μιας επιστολής απάντησης, χωρίς να συνδεθείτε στο 1C.
• έτσι ώστε η μονάδα διευθυνσιοδότησης να επιλέγεται αυτόματα από την κεφαλίδα του εγγράφου/καταλόγου και να μην υποδεικνύεται «άκαμπτα» στο αντικείμενο έγκρισης·
• τη δυνατότητα χρήσης του υποσυστήματος «Συντονισμός» σε διαμορφώσεις όπου είναι ενεργοποιημένος ο περιορισμός πρόσβασης σε επίπεδο εγγραφής·
• απαγόρευση χρήσης στοιχείου καταλόγου έως ότου συμφωνηθεί.

Η ανάπτυξη πραγματοποιείται στο Bitbucket (ένα κλειστό αποθετήριο προς το παρόν), η κύρια λειτουργικότητα του υποσυστήματος καλύπτεται από δοκιμές που χρησιμοποιούν xUnitFor1c().

Δοκιμή της μεταφοράς σε τυπικές διαμορφώσεις

Η δοκιμή πραγματοποιήθηκε στην πλατφόρμα: 8.3.8.1652

Μια επιχειρηματική διαδικασία είναι μια σταθερή ακολουθία ενεργειών από τους υπαλλήλους ενός οργανισμού. Η αυτοματοποίηση τέτοιων ακολουθιών απλοποιεί την εργασία και επιταχύνει σημαντικά την ολοκλήρωση της τελικής εργασίας.

Οι ακόλουθοι τύποι επιχειρηματικών διαδικασιών εφαρμόζονται στο πρόγραμμα 1C: Document Flow 8:

• Θεώρηση:το έγγραφο υποβάλλεται στον επικεφαλής για έλεγχο και, με την απόφασή του, επιστρέφεται στον συντάκτη του εγγράφου. Σε αυτήν την περίπτωση, απευθείας κατά τη διαδικασία αναθεώρησης, ο υπάλληλος μπορεί να κάνει μια επίλυση κειμένου ή να στείλει ένα έγγραφο για εκτέλεση ή επανεξέταση.
• Εκτέλεση:το έγγραφο υποβάλλεται για εκτέλεση σε όλους τους χρήστες της λίστας, τον υπεύθυνο επεξεργασίας και τον επιθεωρητή για να διασφαλιστεί η συμμόρφωση με την πειθαρχία απόδοσης. Ένας από τους χρήστες μπορεί να οριστεί ως υπεύθυνος εκτελεστής.
• Συντονισμός:Τα έγγραφα που επισυνάπτονται σε μια τέτοια επιχειρηματική διαδικασία υποβάλλονται για έγκριση στους συγκεκριμένους ερωτώμενους και επιστρέφονται στον συντάκτη αυτής της επιχειρηματικής διαδικασίας για να εξετάσει τα αποτελέσματα ή να αποσταλεί για επανέγκριση. Υποστηρίζονται οι ακόλουθες επιλογές αντιστοίχισης:
  • παράλληλο;
  • ακολουθητικός;
  • μικτή (παράλληλη και διαδοχική), συμπεριλαμβανομένης της λήψης υπόψη των συνθηκών δρομολόγησης.
• Δήλωση:το έγγραφο πηγαίνει στον υπεύθυνο για έγκριση και επιστρέφει στον συντάκτη της διαδικασίας για να εξοικειωθεί με το αποτέλεσμα της έγκρισης.
• Εγγραφή:το έγγραφο πηγαίνει στον γραμματέα για να ορίσει έναν αριθμό μητρώου, να βάλει τη σφραγίδα του οργανισμού και να το στείλει στον ανταποκριτή.
• Εισαγωγή:Χρησιμοποιώντας αυτήν την επιχειρηματική διαδικασία, το απαιτούμενο έγγραφο αποστέλλεται σε όλους τους χρήστες της λίστας για έλεγχο.
• Σειρά:Χρησιμοποιώντας αυτήν την επιχειρηματική διαδικασία, μπορείτε να εκδώσετε οδηγίες στους υπαλλήλους και να ελέγξετε την εκτέλεσή τους.
• Πρόσκληση:Αυτή η διαδικασία σάς επιτρέπει να στέλνετε προσκλήσεις σε συμμετέχοντες στη σύσκεψη και να λαμβάνετε τις απαντήσεις τους.
• Επεξεργασία εισερχόμενου εγγράφου:αυτοματοποιεί τον πλήρη κύκλο επεξεργασίας ενός εισερχόμενου εγγράφου - έλεγχος, εκτέλεση, διαγραφή.
• Επεξεργασία εξερχόμενου εγγράφου:αυτοματοποιεί τον πλήρη κύκλο επεξεργασίας ενός εξερχόμενου εγγράφου - έγκριση, έγκριση, εγγραφή.
• Επεξεργασία εσωτερικού εγγράφου:αυτοματοποιεί τον πλήρη κύκλο επεξεργασίας ενός εξερχόμενου εγγράφου - έγκριση, έγκριση, εγγραφή, αναθεώρηση, εκτέλεση, διαγραφή.
• Ολοκληρωμένη διαδικασία:σας επιτρέπει να διαμορφώσετε μια προσαρμοσμένη διαδρομή επεξεργασίας εγγράφων, που αποτελείται από μεμονωμένα στάδια.

Κάθε επιχειρηματική διαδικασία, καθώς προχωρά σε στάδια, δημιουργεί εργασίες που απευθύνονται σε συγκεκριμένους χρήστες. Για παράδειγμα, μια επιχειρηματική διαδικασία Σειράθα δημιουργήσει πρώτα μια εργασία Ολοκληρώστε την εργασίαγια τον εκτελεστή, και αφού ο εκτελεστής καταγράψει την ολοκλήρωση αυτής της εργασίας, την εργασία Ελέγξτε την πρόοδογια τον εκκινητή της επιχειρηματικής διαδικασίας.

Μπορείτε να αναθέσετε εργασίες όχι μόνο σε συγκεκριμένους ερμηνευτές, αλλά και σε ρόλους. Έτσι, για παράδειγμα, ένα έγγραφο μπορεί να σταλεί για έγκριση ρόλου Διευθυντής, και το πρόγραμμα θα μεταφέρει αυτόματα την αντίστοιχη εργασία σε αυτόν που εκτελεί αυτήν τη στιγμή αυτόν τον ρόλο - τον ίδιο τον διευθυντή ή τον αναπληρωτή του. Η εργασία μπορεί επίσης να απευθυνθεί σε χρήστες που προσδιορίζονται από τις ακόλουθες αυτόματες αντικαταστάσεις:

• Όλοι οι διαχειριστές του συντάκτη της επιχειρηματικής διαδικασίας
• Όλοι οι υφιστάμενοι του συντάκτη της επιχειρηματικής διαδικασίας
• Άμεσος επόπτης του συντάκτη του εγγράφου
• Όλοι οι διαχειριστές του συντάκτη του εγγράφου

Η σύνθεση των ρόλων είναι μοναδική για κάθε επιχείρηση ή ίδρυμα και μπορεί να αλλάξει και να διαμορφωθεί χωρίς να σταματήσει το σύστημα. Όταν αλλάξει ο εκτελεστής ρόλου, οι εργασίες μεταφέρονται αυτόματα στην επιφάνεια εργασίας του νέου εκτελεστή.

Ο χρήστης μπορεί ανά πάσα στιγμή να δει τη λίστα των εργασιών που του έχουν ανατεθεί στη λίστα Τα καθήκοντά μου. Η λίστα φορτώνεται αυτόματα όταν ξεκινά το πρόγραμμα.

Επιπλέον, ο χρήστης μπορεί να λάβει μια ειδοποίηση για την ολοκλήρωση μιας εργασίας μέσω email.

Για κάθε επιχειρηματική διαδικασία, το πρόγραμμα δημιουργεί μια κάρτα από την οποία ο χρήστης μπορεί να καλέσει ένα οπτικό διάγραμμα ροής της επιχειρηματικής διαδικασίας. Η εκτέλεση των σταδίων επιχειρηματικής διαδικασίας θα αντικατοπτρίζεται στο διάγραμμα ροής. Με τη βοήθειά του, ο δημιουργός μιας επιχειρηματικής διαδικασίας μπορεί ανά πάσα στιγμή να ανακαλύψει σε ποιο στάδιο βρίσκεται η εφαρμογή της και ποιοι υπάλληλοι έχουν ήδη ολοκληρώσει το έργο τους και ποιοι όχι. Ακολουθεί μια κάρτα και ένα τυπικό διάγραμμα ροής επιχειρηματικής διαδικασίας Συντονισμός.

Μια νέα επιχειρηματική διαδικασία που σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο έγγραφο μπορεί να δημιουργηθεί με βάση αυτό το έγγραφο. Για κάθε τύπο επιχειρηματικής διαδικασίας, το πρόγραμμα παρέχει μια ξεχωριστή λίστα, για παράδειγμα, μια λίστα εγκρίσεων:

Για κάθε τύπο επιχειρηματικής διαδικασίας, μπορείτε να διαμορφώσετε ένα πρότυπο που θα χρησιμοποιείται κατά τη δημιουργία νέων επιχειρηματικών διαδικασιών. Ένα πρότυπο επιχειρηματικής διαδικασίας περιέχει πληροφορίες όπως:

• δρομολόγηση
• προθεσμίες
• σημασια
• Ονομα
• περιγραφή και άλλα

Για παράδειγμα, πρότυπο επιχειρηματικής διαδικασίας Εναρμόνιση της σύμβασηςμπορεί να μοιάζει με αυτό:

Στην κάρτα τύπου εγγράφου, μπορείτε να καθορίσετε μια λίστα προτύπων επιχειρηματικής διαδικασίας που σχετίζονται με αυτήν. Αυτή η λίστα θα χρησιμοποιηθεί αυτόματα κατά τη δημιουργία νέων επιχειρηματικών διαδικασιών με βάση έγγραφα αυτού του τύπου. Στο παράδειγμα που δίνεται, ο τύπος του εισερχόμενου εγγράφου είναι Συμφωνίαπου σχετίζονται με το παραπάνω πρότυπο Εναρμόνιση της σύμβασηςκαι δύο άλλα πρότυπα - Έγκριση συμφωνίας (απλή)Και Καταχώρηση της συμφωνίας.

Οι χρήστες συχνά χρειάζεται να διαμορφώσουν τη συμφωνία των διαφόρων εγγράφων. Ταυτόχρονα, θα ήθελα να μπορώ να διαμορφώνω αυθαίρετες διαδρομές έγκρισης (πρότυπα), να επιλέγω τους τύπους εγγράφων που εγκρίνονται και να εκτελώ τόσο διαδοχική όσο και παράλληλη έγκριση (για παράδειγμα, σε περίπτωση προσωρινής απουσίας των απαραίτητων υπαλλήλων έγκρισης ).

Όλες αυτές οι απαιτήσεις ικανοποιούνται πλήρως από την τυπική διαμόρφωση 1C: Document Flow, αλλά υπάρχουν προφανείς δυσκολίες με αυτήν:

• το πρόγραμμα είναι πολύπλοκο και δύσκολο να κατανοηθεί από τους τελικούς χρήστες,
• πολλές λειτουργίες του προγράμματος δεν έχουν ζήτηση στο 99% των οργανισμών,
• Δεν είναι εύκολο να βρείτε έναν ειδικό που μπορεί να το εφαρμόσει και να το διαμορφώσει για εσάς αποτελεσματικά,
• η διαμόρφωση κοστίζει χρήματα (από τις 22 Μαΐου 2018, το κόστος της ίδιας της διαμόρφωσης ξεκινά από 36.000, αλλά πρέπει να αγοράσετε άδειες για σταθμούς εργασίας και άδεια διακομιστή).

Από αυτή την άποψη, πολλοί άνθρωποι πρέπει να έχουν στη διάθεσή τους ένα απλό και κατανοητό υποσύστημα έγκρισης, το οποίο μπορεί να εφαρμοστεί εύκολα και το οποίο δεν απαιτεί τακτική συντήρηση από ειδικό.

Αυτό το άρθρο θα επικεντρωθεί σε ένα τέτοιο σύστημα.

Ρυθμίσεις διαπραγμάτευσης

Αφού εισαγάγετε αυτήν την ενότητα στη διαμόρφωσή σας, πρέπει πρώτα να δώσετε πρόσβαση σε αυτήν σε όλους τους χρήστες που θα συμμετάσχουν στις διαδικασίες έγκρισης. Για να γίνει αυτό, θα δημιουργήσουμε μια ξεχωριστή ομάδα πρόσβασης και θα προσθέσουμε όλους τους χρήστες εκεί.

Κατά τη δημιουργία μιας ομάδας πρόσβασης, θα δημιουργήσουμε επίσης ένα νέο προφίλ:

Προσθέστε έναν ρόλο στο προφίλ σας Αντιστοίχιση (ρύθμιση):

Επιλέξτε ένα προφίλ στην ομάδα μας, προσθέστε χρήστες, καταγράψτε και κλείστε:

Για αντιστοίχιση ρυθμίσεων, μπορείτε να επιλέξετε μία από τις δύο επιλογές:

• θα διαμορφωθούν από χρήστες που περιλαμβάνονται στην ομάδα Διαχειριστές,
• για να ρυθμίσετε τον συντονισμό, να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα και να δημιουργήσετε ένα προφίλ με έναν ρόλο για αυτήν Αντιστοίχιση (ρύθμιση)και προσθέστε σε αυτήν την ομάδα τους χρήστες που θα είναι υπεύθυνοι για τη ρύθμιση της έγκρισης.

Εάν υπάρχουν διαθέσιμες ρυθμίσεις συντονισμού, προστίθεται ένα νέο στοιχείο Συντονισμόςστον πίνακα ενοτήτων:

Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να δημιουργήσουμε τους ρόλους των ερμηνευτών που θα λάβουν μέρος στην έγκριση:

Κατά τη δημιουργία ενός νέου ρόλου, υποδεικνύουμε μόνο το όνομα, σημειώνουμε το στοιχείο καταλόγου και ρυθμίζουμε αμέσως τους χρήστες για αυτόν τον ρόλο (ποιοι χρήστες θα έχουν αυτόν τον ρόλο):

Η διαμόρφωση της συμμόρφωσης χρήστη για έναν συγκεκριμένο ρόλο ορίζεται ως εξής:

Πολλοί χρήστες μπορούν να έχουν έναν ρόλο:

Ας δημιουργήσουμε μερικούς ακόμη ρόλους και ας διαμορφώσουμε μια λίστα χρηστών για κάθε ρόλο:

Τώρα πρέπει να δημιουργήσετε πρότυπα έγκρισης. Για παράδειγμα, ας ρυθμίσουμε την έγκριση εγγράφων στο πρόγραμμα Παραγγελία πελάτη:

Στην κάρτα προτύπου, ορίστε το όνομα, επιλέξτε τον τύπο και τον τύπο αντικειμένου (από τη λίστα):

Στην ενότητα πίνακα, διαμορφώνουμε την ίδια τη διαδρομή έγκρισης (οποιοσδήποτε χρήστης με ρόλο θα ξεκινήσει την έγκριση, κ.λπ. κατά σειρά αύξησης του αριθμού σταδίων):

Εάν χρειάζεται παράλληλη έγκριση (δηλαδή, ώστε να συμφωνηθεί κάποιο στάδιο από χρήστες διαφορετικών ρόλων), τότε δημιουργούμε δύο σειρές σε αυτόν τον πίνακα και υποδεικνύουμε τον ίδιο αριθμό σταδίου για αυτούς.

Σημάδι Διευρυμένα δικαιώματαεπιτρέπει στον κάτοχο αυτού του ρόλου να εγκρίνει/αναιρεί την έγκριση ενός αντικειμένου ανά πάσα στιγμή (σε αυτήν την περίπτωση, χρήστες με το ρόλο Οικονομικός διευθυντήςθα μπορεί να εγκρίνει ή να ακυρώσει την έγκριση της παραγγελίας του πελάτη σε οποιοδήποτε στάδιο).

Συντονισμός παραγγελιών πελατών

Για παράδειγμα, ας δημιουργήσουμε μια νέα παραγγελία πελάτη. Η προσπάθεια θα αποτύχει και θα εμφανιστεί το ακόλουθο μήνυμα:

Εκείνοι. Τώρα, πριν από την ανάρτηση παραγγελιών πελατών, θα ελέγχεται πάντα η κατάσταση έγκρισης (χάρη στο προσαρμοσμένο πρότυπο). Κάντε κλικ στο Συντονισμόςστον πίνακα εντολών της φόρμας, θα ανοίξει το ακόλουθο παράθυρο:

Στο επάνω μέρος υπάρχει αναφορά για την έγκριση του αντικειμένου, στο κάτω μέρος βλέπουμε κουμπιά ελέγχου. Η διαδικασία έγκρισης ξεκινά με την έναρξη της έγκρισης από τον εκκινητή, κάντε κλικ στο κατάλληλο κουμπί και η αναφορά έγκρισης θα αλλάξει:

Η παραγγελία πρέπει να εγκριθεί από οποιονδήποτε χρήστη με τον ρόλο Διαπραγμάτευση όρων παράδοσης. Τέτοιοι χρήστες θα έχουν μια εργασία στην επιφάνεια εργασίας τους:

Ανοίξτε την εργασία κάτω από τον χρήστη έγκρισης και μετά μεταβείτε στο θέμα:

Κατά την έγκριση, το αντικείμενο δεν είναι διαθέσιμο για επεξεργασία, κάντε κλικ στο Συντονισμός:

Λαμβάνουμε μια απόφαση (συμφωνούμε/δεν συμφωνούμε), εάν είναι απαραίτητο, υποδεικνύουμε ένα σχόλιο (εάν ακυρωθεί η έγκριση, απαιτείται σχόλιο):

Θα εμφανιστεί μια προειδοποίηση, συμφωνήστε με αυτήν:

Η έκθεση αλλάζει όπως συμφωνήθηκε:

Αφού λάβετε μια απόφαση, πρέπει να κλείσετε την εφαρμογή στην επιφάνεια εργασίας (κάντε κλικ Ολοκληρώθηκε το), ενώ οι εφαρμογές που δημιουργούνται για άλλους χρήστες αυτού του ρόλου ακυρώνονται αυτόματα (αφού ένας χρήστης αυτού του ρόλου έχει ολοκληρώσει την έγκριση, αυτό είναι αρκετό). Τώρα στα επόμενα βήματα πρέπει να κάνετε παρόμοιες ενέργειες.

Σε περίπτωση που το χαρακτηριστικό οριστεί για το ρόλο ενός συγκεκριμένου σταδίου στη διαδρομή έγκρισης Διευρυμένα δικαιώματα, τότε οι χρήστες αυτού του ρόλου έχουν πρόσθετες επιλογές έγκρισης/ακύρωσης:

Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία, το φύλλο έγκρισης θα μοιάζει κάπως έτσι:

Εάν η έγκριση ολοκληρωθεί με επιτυχία, το έγγραφο θα αναρτηθεί αυτόματα.

Και ο εμπνευστής της συμφωνίας θα λάβει την ακόλουθη ειδοποίηση στην επιφάνεια εργασίας του:

Συντονισμός στοιχείων καταλόγου

Τώρα θα σας δείξω μια άλλη επιλογή για τη χρήση της ενότητας - εναρμόνιση καταλόγων. Για παράδειγμα, ας πάρουμε τον κατάλογο Συνεργάτες. Ας ξεκινήσουμε με τη ρύθμιση του προτύπου:

Τώρα, για τη δοκιμή, ας πάρουμε την συμφωνημένη παραγγελία μας, ας τη δημοσιεύσουμε και ας προσπαθήσουμε να τη δημοσιεύσουμε ξανά:

Η προσπάθεια θα αποτύχει και το μήνυμα θα λέει ότι εκτός από την έγκριση της ίδιας της παραγγελίας, πρέπει τώρα να εγκρίνουμε τον συνεργάτη της (αυτή η έγκριση είναι παρόμοια με την έγκριση της παραγγελίας).

Εκείνοι. Χρησιμοποιώντας αυτήν την ενότητα, θα μπορείτε να συντονίζετε όχι μόνο αυθαίρετα έγγραφα, αλλά και καταλόγους (σε αυτήν την περίπτωση, ο έλεγχος της συνέπειας των στοιχείων καταλόγου θα πραγματοποιείται κατά τον έλεγχο εγγράφων στα οποία θα εμφανίζονται αντικείμενα).

Για τεχνικούς ειδικούς

Οδηγίες για τη σύνδεση της μονάδας δίνονται στην αρχή του άρθρου.

Η μονάδα προσθέτει τα ακόλουθα αντικείμενα στη διαμόρφωση:

• 1 κοινή ενότητα,
• 2 ρόλοι,
• 1 συνδρομή εκδήλωσης,
• 1 γενική φόρμα,
• 1 συνολικά ομάδα,
• 1 γενική διάταξη,
• 1 γενική εικόνα,
• 1 βιβλίο αναφοράς,
• 1 μεταγραφή,
• 2 μητρώα πληροφοριών.

Επιπλέον, η μονάδα αλλάζει τη διαδικασία Όταν CreatedOnServerκοινή ενότητα ModificationConfigurationOverridable.

Μετά τη σύνδεση της μονάδας, είναι απαραίτητο για τη γενική εντολή _Φύλλο έγκρισηςως παράμετρος, επιλέξτε μια λίστα με αυτούς τους τύπους καταλόγων και εγγράφων που υποτίθεται ότι συντονίζονται στο πρόγραμμα.

Αντί για συμπέρασμα

Αυτό το προϊόν δημιουργήθηκε με βάση την προσωπική μου εμπειρία με διάφορες εργασίες που σχετίζονται με την έγκριση εγγράφων σε διάφορες διαμορφώσεις 1C. Προσπάθησα να χωρέσω τα πιο απαραίτητα πράγματα σε αυτό και ταυτόχρονα να κάνω τη λειτουργικότητα βολική και κατανοητή. Ίσως έχετε κάποια σχόλια/παρατηρήσεις/προτάσεις σχετικά με αυτό το προϊόν. Σκοπεύω να αναπτύξω αυτήν την εξέλιξη στο μέλλον, θα είμαι ευγνώμων για τα σχόλιά σας.

Έχουμε συλλέξει 10 δυνατότητες του προγράμματος 1C: Document Flow που έχουν ζήτηση σε εταιρείες-πελάτες, χρησιμοποιούνται από αυτές καθημερινά και λειτουργούν πραγματικά. Ελπίζουμε ότι η κατανόηση του τρόπου με τον οποίο το πρόγραμμα αντιμετωπίζει κοινές εργασίες των πελατών μας θα σας βοηθήσει να σχηματίσετε τη δική σας γνώμη σχετικά με τις δυνατότητες και τα πλεονεκτήματά του.

Εφαρμόζουμε το 1C: Document Flow σε μεσαίες και μεγάλες εταιρείες εδώ και πολλά χρόνια. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, έχουν συσσωρευτεί εντυπωσιακά στατιστικά στοιχεία για τα έργα. Δείχνει πόσο επιταχύνεται ο ρυθμός των εργασιών μετά την απελευθέρωση μιας εταιρείας από τη γραφειοκρατία.

Όπως δείχνει η πρακτική, η εισαγωγή της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων εξοικονομεί περισσότερο από το ήμισυ του χρόνου των εργαζομένων που εργάζονται με έγγραφα. Ο χρόνος των εγκρίσεων εγγράφων επιταχύνεται κατά μέσο όρο κατά 2-3 φορές, ο αριθμός των εργασιών που δεν ολοκληρώθηκαν εγκαίρως μειώνεται σημαντικά, όχι ώρες, αλλά δευτερόλεπτα δαπανώνται για αναζήτηση εγγράφων και γενικά αυξάνεται η αποτελεσματικότητα των δραστηριοτήτων διαχείρισης.

1. Μείωση του χρόνου που απαιτείται για την έγκριση εγγράφων

Φανταστείτε μια τυπική κατάσταση σε μια εταιρεία - πρέπει να συμφωνήσετε σε μια συμφωνία. Ο δικηγόρος αποστέλλει το έγγραφο στους υπεύθυνους υπαλλήλους. Ο καθένας κάνει τις δικές του επεξεργασίες. Αρκετές εκδόσεις του κειμένου επιστρέφονται για αναθεώρηση. Στη συνέχεια, η νέα έκδοση αποστέλλεται για επανέγκριση και ούτω καθεξής έως ότου όλα τα μέρη καταλήξουν σε κοινή απόφαση. Ένα τέτοιο σχέδιο οδηγεί σε χαμένες προθεσμίες, απώλεια σημαντικών εκδόσεων του κειμένου και χάσιμο χρόνου.

Πώς θα φαίνεται η διαδικασία έγκρισης στο "1C: Ροή εγγράφων": ένας υπάλληλος ξεκινά μια εργασία, επισυνάπτει τα απαραίτητα έγγραφα σε αυτήν και τη στέλνει σε μια δεδομένη διαδρομή σε συναδέλφους. Για κάθε συμμετέχοντα στην αλυσίδα, μπορείτε να καθορίσετε τη δική σας προθεσμία για την ολοκλήρωση της εργασίας. Έχοντας ξεκινήσει την εργασία, ο υπάλληλος μπορεί να προχωρήσει σε πιο σημαντικά θέματα, ελέγχοντας περιοδικά τα αποτελέσματα στο σύστημα ή περιμένοντας ειδοποίηση μέσω ταχυδρομείου. Με βάση την εμπειρία των πελατών μας, αυτή η τεχνική μας επιτρέπει να μειώσουμε τον αριθμό των ατόμων που εγκρίνουν και να επιταχύνουμε τον χρόνο έγκρισης, διευκολύνοντας τη ζωή και εξοικονομώντας χρόνο για διευθυντές και υπαλλήλους.

Ρύζι. 1. Ξεκινήστε τη διαδικασία έγκρισης

2. Παρακολούθηση επιχειρηματικών διαδικασιών και βελτιστοποίησή τους χρησιμοποιώντας το 1C: Document Flow

Μια σχετικά νέα λειτουργία "1C: Document Flow", η οποία έγινε αμέσως δημοφιλής στις εταιρείες των πελατών μας. Για παράδειγμα, κάποια συμφωνία υπόκειται σε συνεχή επαναδιαπραγμάτευση και χάνονται προθεσμίες. Το πρόβλημα μπορεί να είναι ο φόρτος εργασίας του εργολάβου ή το εσφαλμένο πρότυπο εγγράφου.

Πώς μπορεί το "1C: Document Flow" να βοηθήσει στην επίλυση αυτού του προβλήματος; Το σύστημα καταγράφει πληροφορίες για όλες τις εργασίες των εργαζομένων. Ανά πάσα στιγμή, ο διευθυντής μπορεί να δει ποιος καθυστερεί συνεχώς εργασίες, ποιος ολοκληρώνει τις περισσότερες εργασίες κ.λπ. Με την πάροδο του χρόνου, συσσωρεύοντας δεδομένα, το πρόγραμμα ετοιμάζει αναλυτικές αναφορές με δυνατότητα αυτόματης διανομής τους στους ενδιαφερόμενους. Αυτό επιτρέπει στον διαχειριστή να εντοπίσει τα τρέχοντα προβλήματα και να τα εξαλείψει έγκαιρα, βελτιώνοντας τις διαδικασίες στην εταιρεία.

Ρύζι. 2. Αναλυτικές εκθέσεις και στατιστικές

3. Έλεγχος εισερχόμενης αλληλογραφίας

Για πολλούς από τους πελάτες μας από μεγάλες εταιρείες και κρατικούς φορείς, ο κύριος λόγος για την εφαρμογή του 1C: Document Flow είναι ο έλεγχος της εισερχόμενης αλληλογραφίας. Κάθε μέρα έχουν να αντιμετωπίσουν μια τεράστια μάζα εξωτερικής και εσωτερικής αλληλογραφίας με πελάτες, τμήματα και τμήματα. Αυτό συχνά οδηγεί στο γεγονός ότι δεν φτάνουν όλα τα έγγραφα στον παραλήπτη και μερικά απλά χάνονται στην πορεία και παραμένουν αναπάντητα.

Πώς λύνει αυτό το πρόβλημα το 1C: Document Flow; Το σύστημα έχει τη δυνατότητα να διατηρεί αρχεία με όλα τα εισερχόμενα έγγραφα από οργανισμούς και ιδιώτες. Τα εισερχόμενα έγγραφα μπορούν να ομαδοποιηθούν σε λίστες, για παράδειγμα, ανά αποστολέα ή τύπο. Ως αποτέλεσμα, η εύρεση ενός εγγράφου, η αποστολή του ταχυδρομικώς, η αποστολή του για εκτέλεση ή η εκτύπωσή του είναι θέμα ενός λεπτού.

Ρύζι. 3. Κατάλογος εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων

4. Ρύθμιση δικαιωμάτων χρήστη

Σύμφωνα με την εμπειρία μας, όλες οι εταιρείες χωρίς εξαίρεση χρησιμοποιούν αυτή τη λειτουργία. Για παράδειγμα, ένας οργανισμός έχει προσλάβει έναν ασκούμενο και πρέπει να περιορίσει την πρόσβασή του σε ορισμένα έγγραφα. Στο 1C:Document Flow, δημιουργείται αυτόματα μια κάρτα για κάθε έγγραφο, στην οποία ο διαχειριστής ή ο διαχειριστής μπορεί να διαμορφώσει τα δικαιώματα πρόσβασης. Αυτό είναι εγγυημένο ότι προστατεύει τα πολύτιμα δεδομένα της εταιρείας από τα αδιάκριτα βλέμματα. Κάθε υπάλληλος θα βλέπει μόνο εκείνα τα έγγραφα με τα οποία σχετίζεται άμεσα.

Ρύζι. 4. Δικαιώματα πρόσβασης σε έγγραφα

5. Διαχείριση εκδηλώσεων και συναντήσεων

Για διευθυντές μεγάλων εταιρειών, κορυφαία στελέχη και επικεφαλής τμημάτων, αυτή η λειτουργία είναι πολύ σημαντική, καθώς περνούν περίπου το 50% του χρόνου εργασίας τους σε πολυάριθμες συναντήσεις. Και αν δεν συνοψίσετε τα αποτελέσματα της συνάντησης, δεν διανείμετε εργασίες και δεν παρακολουθήσετε την εφαρμογή τους, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα οι συνάδελφοι απλώς να ξεχάσουν όλες τις συμφωνίες.

Η χρήση του "1C: Document Flow" καθιστά δυνατή την καταγραφή του γεγονότος ενός παρελθόντος γεγονότος και την παρακολούθηση της εφαρμογής των αποφάσεων που λαμβάνονται. Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, ο υπεύθυνος υπάλληλος μπορεί να συντάξει πρωτόκολλο, να στείλει οδηγίες σε συναδέλφους και να παρακολουθήσει την εφαρμογή τους. Και ειδικές αναλυτικές αναφορές στο πρόγραμμα βοηθούν στην αξιολόγηση της συμμετοχής των εκδηλώσεων, της διάρκειας και της αποτελεσματικότητάς τους.

Ρύζι. 5. Πρακτικά της εκδήλωσης με μια λίστα οδηγιών στο "1C: Document Flow"

6. Έκθεση σχετικά με την πειθαρχία απόδοσης

Οι πελάτες συχνά έρχονται σε εμάς με το ακόλουθο πρόβλημα: ένας υπάλληλος αναλαμβάνει μεγάλο αριθμό εργασιών από διαφορετικές πηγές. Η συλλογή και η παρακολούθηση αυτών των δεδομένων μπορεί να είναι αρκετά δύσκολη, ειδικά σε μεγάλες εταιρείες. Και ο διαχειριστής απαιτεί αξιόπιστες αναφορές σχετικά με το χρονοδιάγραμμα και την ποιότητα της ολοκλήρωσης της εργασίας.

Πώς θα βοηθήσει το "1C: Document Flow" στην επίλυση αυτού του προβλήματος; Όλες οι εργασίες και τα έγγραφα που λαμβάνονται από έναν υπάλληλο για επεξεργασία αποθηκεύονται στο σύστημα. Κάθε έγγραφο έχει προθεσμία για προετοιμασία ή έγκριση. Με τη βοήθεια εκθέσεων, ο διευθυντής μπορεί να αξιολογήσει την απόδοση των εργαζομένων με βάση διάφορους δείκτες: προθεσμίες τήρησης, επιτυχής εκτέλεση, αριθμός αναβολών κ.λπ. Είναι δυνατό να συντάξει αναφορές για την εργασιακή πειθαρχία, καθυστερημένα καθήκοντα και παρακολούθηση της εργασίας ώρες. Αυτό θα βελτιώσει τον έλεγχο των εργαζομένων και θα αυξήσει τα κίνητρά τους.

Ρύζι. 6. Αναφορά σχετικά με την πειθαρχία απόδοσης στο "1C: Document Flow 8"

7. Συγχρονισμός με 1C:ERP

Το "1C:Διαχείριση εγγράφων" χρησιμοποιείται συχνά από τους πελάτες μας σε συνδυασμό με το "1C:ERP". Αυτό σας επιτρέπει να αυτοματοποιήσετε αποτελεσματικά τη διαχείριση και τη λογιστική σε εταιρείες. Ο συγχρονισμός λύσεων καθιστά δυνατή την προσαρμογή της διαδρομής για την έγκριση εγγράφων οποιασδήποτε πολυπλοκότητας και σε διάφορα επίπεδα. Αυτό θα εξοικονομήσει χρόνο και θα εξαλείψει την ανάγκη μετακίνησης από τη μια βάση δεδομένων στην άλλη. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος μπορεί να δημιουργήσει ένα έγγραφο απευθείας από το 1C:ERP, να το στείλει για έγκριση και να ελέγξει αυτή τη διαδικασία.

Ρύζι. 7. Λίστα εργασιών χρήστη κατά το συγχρονισμό "1C: Document Flow" και "1C: ERP"

8. Διαχείριση έργου

Μια βολική λειτουργία για έναν οργανισμό έργου είναι η διαχείριση έργων και τεκμηρίωσης έργου. Η εργαλειοθήκη περιέχει όλες τις πληροφορίες σχετικά με τα έργα: έγγραφα, συμμετέχοντες, σχέδιο, προθεσμίες κ.λπ. Μπορείτε να παρακολουθείτε την αλληλογραφία για το έργο και να παρακολουθείτε την εκτέλεση των εργασιών του έργου. Το σύστημα δημιουργεί αναλυτικά στοιχεία για την πρόοδο των έργων και σας επιτρέπει να δημιουργείτε αναφορές.

Ρύζι. 8. Διαχείριση έργου στο πρόγραμμα 1C: Document Flow

9. Ηλεκτρονική υπογραφή

Όλοι οι πελάτες που σχεδιάζουν να στραφούν στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων ανησυχούν πάντα για το ζήτημα της ασφάλειας των δεδομένων. Αυτό το πρόβλημα επιλύεται με μια ηλεκτρονική υπογραφή στο πρόγραμμα - ένα σύγχρονο και αξιόπιστο ανάλογο της σφραγίδας μιας νομικής οντότητας και μια προσωπική υπογραφή. Εκδίδεται από πιστοποιημένο κέντρο πιστοποίησης.

Πρόκειται για κρυπτογραφημένα δεδομένα που επισυνάπτονται σε έγγραφα και επιβεβαιώνουν την αυθεντικότητά τους. Σύμφωνα με το νόμο, τα έγγραφα με ηλεκτρονική υπογραφή έχουν την ίδια νομική ισχύ με τα κανονικά έγγραφα. Είναι ασφαλές να συνάπτετε συμβάσεις και να ανταλλάσσετε έγγραφα με πελάτες, συνεργάτες, τμήματα και εργολάβους.

Ρύζι. 9. Ηλεκτρονική υπογραφή στο "1C: Document Flow"

10. Δωρεάν εφαρμογή για κινητά

Όλοι οι πελάτες μας εκτίμησαν την ευκολία και τα οφέλη αυτής της ανάπτυξης. Η εφαρμογή σάς επιτρέπει να εργάζεστε σε εργασίες εξ αποστάσεως και να είστε πάντα σε επαφή με την επιχείρηση, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται ο υπάλληλος. Σε οποιαδήποτε κατάλληλη στιγμή, μπορείτε να διαβάσετε το email σας, να στείλετε επιστολές σε συναδέλφους ή πελάτες, να συντονίσετε έγγραφα, να ορίσετε και να ολοκληρώσετε εργασίες, να προβάλετε το ημερολόγιό σας και πολλά άλλα. Η υπηρεσία λειτουργεί αυτόνομα και δεν απαιτεί συνεχή σύνδεση με το δίκτυο. Διατίθεται για τις εκδόσεις "1C: Document flow KORP" και "1C: Document flow DGU".

Ρύζι. 10. Πελάτης για κινητά "1C: Ροή εγγράφων"

Συμπέρασμα

Με την ανάπτυξη της τεχνολογίας, η εργασία σε ένα γραφείο γεμάτο χαρτιά και ογκώδη αρχεία γίνεται παρελθόν. Η μετάβαση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων είναι μια φυσική διαδικασία ανάπτυξης για κάθε επιχείρηση. Για πολλά χρόνια εφαρμογής του προγράμματος, δεν έχουμε συναντήσει πελάτες που, έχοντας δοκιμάσει το 1C: Document Flow, άλλαξαν γνώμη και επέστρεψαν στη γραφειοκρατία. Οι εργαζόμενοι εξοικειώνονται γρήγορα με τη νέα λειτουργικότητα και ως αποτέλεσμα, ο οργανισμός μετακινείται σε υψηλότερο επίπεδο διαχείρισης και αλληλεπίδρασης.