عملية الموافقة في تدفق المستندات 1C. أتمتة العمليات التجارية. السيطرة على المراسلات الواردة

فيما يتعلق بإصدار/تحديث هذه المنتجات، فضلاً عن تطوير تكنولوجيا خدمات الويب، قام متخصصو 1C بتنفيذ التكامل السلس و1C ERP و1C Document Management (المشار إليها فيما بعد باسم "DO").

لن تصف هذه المقالة مخطط التكامل وتكوينه فحسب، على الرغم من أنه سيتم تغطيته بالكامل، ولكن سيتم أيضًا النظر في العديد من أنواع التكامل الممكنة.

ولتنفيذ هذا التفاعل بين البرنامجين سنحتاج إلى:

• 1C "DO" 2.0 (إصدارات CORP)

  خادم الويب أباتشي.

ليست هناك حاجة لوصف تثبيت وتكوين هذه المنتجات البرمجية، فلننتقل مباشرة إلى التكوين.

لذا. عملية العمل هي كما يلي: نحن بحاجة إلى الاتفاق على اتفاقيات البيع. وسيكون مخطط التنسيق على النحو التالي:

لتنفيذ مثل هذا المخطط، سنضيف مستخدمين إلى 1C ERP و1C DO.

- أمان

- محامي

- خبير اقتصادي

- موظف

الآن دعنا ننتقل إلى الإعداد

دعنا نذهب إلى 1C DO في وضع "Configurator" وننشر قاعدة البيانات الخاصة بنا على خادم الويب.

الاسم - عنوان المورد، أي http://localhost/DocCorp/

الدليل - موقع خدمة الويب.

نحن نتحقق من العمل.

الآن دعونا نجعل الإعدادات في 1C DO.

1) قم بإنشاء نوع مستند جديد: "اتفاقية المبيعات"

انتقل إلى "NSI والإدارة" - "أنواع المستندات"

لنقم بإنشاء مجموعة من المستندات "الاتفاقيات"

خلق وجهة نظر جديدة

دعنا ننتقل إلى علامة التبويب "قوالب المستندات" - علامة التبويب "تفاصيل المستند".

لنقم بإنشاء مجلد لتخزين كافة عقود البيع في مكان واحد.

انتقل إلى "نماذج العمليات" وقم بإنشاء قالب جديد.

سيتم فتح نموذج اختيار قالب "الموافقة"، ثم قم بإنشاء مجلد "العمليات غير القياسية"، ثم قم بإنشاء عملية "الموافقة على اتفاقية المبيعات"

دعونا نسجل العملية.

دعنا ننتقل إلى موضوعات العملية، لأن لدينا توجيه مشروط، والذي يعتمد على مبلغ العقد، ونحتاج إلى كائن للتحليل، فلنقم بإنشائه.

دعنا نعود إلى علامة التبويب "إعدادات العملية" ونضيف الموافقين.

ثم نقوم بتغيير اتجاه التوجيه ونضبط ترتيب التنسيق:

الآن لنقم بإعداد عنوان الصيد، انقر فوق الزر "استخدام الشروط". *(فقط في إصدار CORP).

لنقم بإنشاء شرط توجيه جديد: مبلغ العقد> 100000 فرك.

لنقم بتعيينه إلى "نوع المستند" - "اتفاقية المبيعات".

تم الانتهاء من إعداد 1C "TO". دعنا ننتقل إلى إعداد 1C: ERP.

دعونا نضيف المستخدمين، كما هو الحال في 1C "DO"

في حقل عنوان URL، أدخل عنوان الويب الخاص بالخدمة، وحدد المربعات الضرورية وتابع إعداد التكامل.

دعنا نشير في الإعدادات إلى المستند الذي نريد ربط العملية به.

سيكون هذا "اتفاق مع الطرف المقابل"، كائن من 1C "DO" - "وثيقة داخلية"

بعد تحديد العلاقات، سيتم إجراء الإعداد الأساسي للكائنات ذات الصلة.

يجب تكوين عدد من الحقول.

نوع المستند في 1 "قبل" - "اتفاقية المبيعات"

عند إدخال نوع مستند، يبحث 1C ERP عنه في 1C "DO".

"المجلد" - "اتفاقيات البيع" (مكان تخزين المستندات)

"رقم التسجيل"

النظام الافتراضي يقول أن هذا هو "الرمز"، وهذا غير صحيح، فلنغير القيمة.

هذا هو رقم العقد لدينا.

دعونا تكوين الحقول المتبقية

هذا كل شيء - احفظ الإعداد.

لنقم بإنشاء اتفاقية مبيعات في 1C ERP، وسنقوم بإنشائها تحت اسم المستخدم "Clerk"

لنقم الآن بإنشاء عملية 1C "DO" بناءً على هذه الاتفاقية. انقر على "المزيد" في نموذج القائمة

في 1C DO، يتم إنشاء مستند داخلي "اتفاقية المبيعات".

"الاسم" الذي يتوافق مع البيانات الواردة من 1C ERP. يطالبنا النظام على الفور باختيار قالب العملية. حدد "اتفاقية اتفاقية البيع" وانقر على "إنشاء عملية". لن نقوم بتثبيت مربع الاختيار "التشغيل فورًا" في الوقت الحالي.

مبلغ عقدنا هو> 100000 روبل، لذلك نجحت قاعدة التوجيه الخاصة بنا، وتمت إضافة "الإيكونوميست".

لنبدأ العملية.

لنقم الآن بتسجيل الدخول إلى 1C ERP تحت مستخدمين مختلفين ونرى النتيجة. في المرة الأولى التي يقوم فيها المستخدم بتسجيل الدخول إلى 1C ERP، إذا تم تكوين التكامل مع 1C "DO"، سيُطلب من المستخدم إدخال معلومات تسجيل الدخول وكلمة المرور للاتصال بـ "DO".

ثم سنذهب إلى مجلة الإيكونوميست

ليس لديه أي مهام، لأنه... موافقتها تأتي بعد «المحامي»، سنتفق على اتفاق «المحامي»، وتحديث مهام «الخبير الاقتصادي»

انتقلت اتفاقيتنا إلى الحالة "صالحة".

انحراف صغير. هذا مثال على التكامل من 1C ERP إلى 1C DO. ولكن، في رأيي، هناك عدد من أوجه القصور ليس في التكامل نفسه، ولكن في تنظيم عملية الأعمال. لنفترض أن لدينا تدفقًا كبيرًا من المستندات لاتفاقيات البيع مع الأطراف المقابلة، وتخضع جميع الاتفاقيات لإجراءات الموافقة. لذلك، في كل مرة يجب إبرام العقد في 1C: ERP. ولكن قد لا تتم الموافقة على العقد، ثم ستبقى "القمامة" في قاعدة البيانات، كي لا نقول أن هذا سيؤثر بشكل كبير على تشغيل النظام، ولكن لا يزال.

ولكن هناك فرصة لتوسيع العلاقة. يقوم "Clerk Clerk" بإنشاء مستند داخلي "اتفاقية المبيعات" في 1C "DO"، ويمر المستند بمراحل الموافقة، ثم، عندما تتم الموافقة عليه، يقوم "Clerk Clerk" بإدخال البيانات المعتمدة بالفعل في 1C ERP ويقوم بالإعداد العلاقة بين الكائن في 1C ERP و1C “DO”.

في 1C DO، سنقوم بإنشاء مستند داخلي "اتفاقية المبيعات"

نقوم بتسجيل العقد وإرساله باستخدام نموذج الموافقة الذي أنشأناه.

هناك خطأ بسيط في لقطة الشاشة، حيث تم ذكر مبلغ العقد لاحقًا وهو 1500 روبل.

لقد حددت مبلغ العقد بـ 1500 روبل، لذلك لا يحتاج الخبير الاقتصادي إلى الحصول على الموافقات.

دعنا ننتقل إلى 1C ERP.

كما ترون، حتى بدون إنشاء مستند في 1C ERP مع التكامل السلس، يتم عرض جميع عمليات المستخدم في 1C "قبل" في 1C ERP.

بعد الانتهاء من جميع إجراءات الموافقة والاتفاق على العقد، ما عليك سوى إدخاله في قاعدة بيانات 1C ERP وإعداد الاتصال.

ندخل اتفاقيتنا في 1C ERP ونقوم بإعداد اتصال مع الكائن المتفق عليه من 1C “DO”

انتقل إلى "تدفق المستند" لهذا المستند وحدد "المستند الداخلي" 1C DO.

يتم البحث وفقًا للمعايير المحددة في الجانب 1C "DO".

الآن قمنا بتكوين اتصال بين كائنين.

وفي الوقت نفسه، لم نقم بإنشاء مستندات غير ضرورية في 1C ERP، بل تمت عملية الموافقة بأكملها على جانب ERP (باستخدام أدوات 1C DO). وتم استقبال اتصال بين كائنين من قواعد مختلفة.

هذا كل شيء لهذا. تعتمد الطرق التي تختارها على احتياجاتك، قرر بنفسك.

ملاحظة. عند التكامل مع 1C ERP، أوصي بإعداد خطط لتبادل هيكل المؤسسة والأطراف المقابلة والمستخدمين ومقالات DDS. سيؤدي ذلك إلى تقليل التداخل في نظام 1C DO والحصول على معلومات محدثة للمحاسبة التعاقدية.

النظام الفرعي مناسب لأولئك الذين

• لقد سئمت من الأشخاص الذين يركضون حول المكاتب بين الحين والآخر من أجل التوقيعات فقط؛
• من الضروري معرفة: من ومتى وكيف وافق على هذا الكائن أو ذاك في قاعدة بيانات 1C؛
• من الضروري تقليل وقت الموافقة (على اتفاقية أو طلب إنفاق الأموال أو أي شيء آخر).

يتيح لك البرنامج تنسيق أي مستندات وكتب مرجعية في قاعدة بيانات 1C. التنسيق يحدث بالتتابع، أي. في البداية يوافق المراجع الأول، فإذا وافق، فالتالي، وهكذا.

الحالات التالية موجودة:

• "غير مقبول"
• "في طور الموافقة"
• "موافقة"
• "ألغيت"
• "عاد للمراجعة."

عند إنشاء مهام للمراجعين، لا يتم تحديد مستخدم معين، ولكن يتم ملء دور العنونة + قسم العنونة فقط. لنفترض أننا يجب أن نتفق

ثم سيتم إنشاء المهمة للمحاسب من المحاسبة. ويجب تحديد مستخدمين محددين في سجل "سجل العناوين".

وبالتالي، فإن مهمة الموافقة سيشاهدها مستخدمان في وقت واحد ويمكن لأي منهما إكمال المهمة. يعد هذا مفيدًا بشكل خاص عندما يذهب أحد الموظفين في إجازة وتحتاج إلى تحديد المستخدم الذي سيحل محله. في هذه الحالة، يكفي إضافة إدخال جديد إلى سجل العناوين وستكون جميع المهام القديمة والجديدة مرئية على الفور للمستخدم الجديد.

مزايا

• مفتوح المصدر بالكامل؛
• تكوين مستقل
• مستقلة عن BSP (هذا مهم بالنسبة للتكوينات غير القياسية)؛
• يمكن تضمينه في أي تكوين (راجع قائمة التكوينات التي تم اختبارها أدناه)؛
• يعمل مع عميل رفيع (يعمل أيضًا في تطبيق عادي)؛
• لإعداد تنسيق جديد، لا يلزم البرمجة، كل شيء يتم في وضع التشغيل؛
• إعداد بسيط جدًا لاتفاقية جديدة، ما عليك سوى اتباع 4 خطوات ويمكن استخدام الاتفاقية؛
• يمكنك إعداد الموافقات لأي دليل وأي مستند في قاعدة بيانات 1C؛
• إرسال الإخطارات عبر البريد الإلكتروني؛
• تقليل كبير في وقت الموافقة، وغالبًا ما يتم تقليل وقت الموافقة بشكل كبير؛
• من الواضح دائمًا من الذي يجب أن يوافق، وكذلك من وافق عليه ومتى؛
• القدرة على منع تنفيذ الوثيقة حتى يتم الاتفاق عليها؛
• القدرة على حظر استخدام كائن قاعدة البيانات حتى يتم الاتفاق عليه؛
• من السهل الاندماج في العمليات التجارية الأخرى في 1C؛
• ليست هناك حاجة لقاعدة بيانات منفصلة يتم فيها التنسيق، كل شيء يحدث في قاعدة بيانات واحدة.

فيديو

• وضع اتفاقية جديدة

• مراجعة النظام الفرعي المطابق

• كيفية دمج النظام الفرعي في التكوين القياسي

• كيفية إعداد حساب لإرسال الإشعارات:

يتم تنفيذ النظام الفرعي بالكامل في النماذج المُدارة ويتم تشغيله في عميل رفيع.

أمثلة على استخدام النظام الفرعي

مثال 1

ويجب الموافقة على طلب إنفاق الأموال قبل تنفيذه. في هذه الحالة، مطلوب مسار التنسيق التالي:

• التنسيق دائمًا مع "مدير المشتريات"؛
• إذا كان مبلغ الطلب أكثر من 10.000، فاتفق مع المدير التجاري؛
• إذا كان مبلغ الطلب أكثر من 50.000، فاتفق مع المدير المالي؛
• إذا كان مبلغ الطلب أكثر من 100.000، فاتفق مع المدير العام.

مثال 2

يمكن لأي مستخدم إنشاء عقود في النظام، ومن الضروري إعداد الموافقة على العقد باستخدام المسار التالي:

• إذا كان الطرف المقابل/الشريك ينتمي إلى مجموعة الموردين، فمن الضروري الاتفاق مع "محاسب المورد"؛
• إذا كان الطرف المقابل/الشريك ينتمي إلى مجموعة المشترين، فمن الضروري الاتفاق مع "محاسب المشترين"؛
• تحقق دائمًا مع محامٍ؛
• إذا كان العقد في الوحدات التقليدية فاتفق مع المدير التجاري؛

أسئلة وأجوبة (FAQ)

سؤال:هل من الممكن تضمين نظام فرعي في تكوين غير قياسي؟

إجابة:نعم يمكنك ذلك، فمن الضروري أن يحتوي التكوين النهائي على ما يلي:

• Directory.Users;
• معلمة الجلسة "المستخدم الحالي"؛
• يجب أن يحتوي التكوين إما على خاصية "التطبيق المُدار" أو خاصية "التطبيقات المُدارة والعادية"، لأنه يتم التحكم في جميع الأشكال.

سؤال:هل من الممكن استدعاء نموذج "حالات الموافقة" مباشرةً من عنصر الدليل أو المستند؟

إجابة:نعم يمكنك ذلك. إذا كنت تستخدم النماذج المُدارة، فأنت بحاجة إلى:

• انتقل إلى التكوين.
• ابحث عن الأمر العام "bpsStatusConcordance"؛
• انقر بزر الماوس الأيمن وحدد خاصية؛
• في خاصية "نوع معلمة الأمر"، حدد نوع البيانات المركبة وحدد الكائن المطلوب.

إذا كنت تستخدم النماذج العادية والتكوين القياسي، فأنت بحاجة إلى:

• خذ من التسليم المعالجة "bpsStatusCoordination.epf"؛
• انقر فوق "الخدمة - نماذج الطباعة الإضافية ومعالجتها - نماذج الطباعة"
• انقر فوق إضافة، ثم حدد المعالجة؛
• أضف إلى قسم الجدول تلك الكائنات التي يجب استدعاء هذه المعالجة لها؛
• الآن سيكون زر الطباعة قادرًا على استدعاء هذه المعالجة.

إذا كنت تستخدم نماذج عادية وكان التكوين غير قياسي، فستحتاج إلى إدراج التعليمات البرمجية يدويًا في كل نموذج من عناصر الدليل/المستند؛ يمكن العثور على مثال للتعليمات البرمجية في معالجة "مثال للتعليمات البرمجية لإضافة زر إلى عادي" Form.epf" (من العرض).

سؤال:هل من الممكن تحديد الحالة، دعنا نقول "مدفوع"، للمستند؟

إجابة:نعم يمكنك ولهذا تحتاج إلى:

• انتقل إلى دليل "حالات الكائن" وأضف عنصرًا بالاسم "مدفوع"، واكتبه وأغلقه؛
• ثم افتح معالجة "حالات الموافقة"، وانقر على زر "تعيين الحالة" وحدد الحالة "المدفوعة".

الأدوار

• (بي بي إس) المستخدم- يجب أن تكون محددة لجميع المستخدمين؛
• (BPS) تحرير سجل العناوين- الحق ضروري لتحرير سجل "سجل العناوين"؛
• (BPS) تحرير المستندات وتسجيل حالة الكائن- الحق ضروري حتى تتمكن من تحديد حالة كائن 1C يدويًا؛
• (BPS) الحقوق كاملة- الوصول إلى جميع كائنات نظام التنسيق الفرعي، وهو ضروري أيضًا لإعداد التنسيق.

ماذا يحدث تلقائيا

• يتم إرسال الإخطارات باستخدام جدول زمني (مرة واحدة في الدقيقة)؛

ما هو المخطط لإضافته في المستقبل في حالة نجاح النظام الفرعي

• القدرة على إعادة توجيه مهمة الموافقة إلى مراجع آخر؛
• القدرة على تخصيص قالب لإنشاء نص الشرح، والذي تتم الإشارة إليه عند بدء الموافقة وإرسال الإشعارات عبر البريد الإلكتروني (على سبيل المثال: تضمين عملة المستند والمدير والمبلغ وما إلى ذلك في الشرح)؛
• القدرة على الموافقة عبر خطاب الرد، دون تسجيل الدخول إلى 1C؛
• بحيث يتم تحديد وحدة العنونة تلقائيًا من رأس المستند/الدليل، ولا تتم الإشارة إليها "بشكل صارم" في موضوع الموافقة؛
• القدرة على استخدام النظام الفرعي "التنسيق" في التكوينات التي يتم فيها تمكين تقييد الوصول على مستوى السجل؛
• حظر استخدام عنصر الدليل حتى يتم الاتفاق عليه.

يتم التطوير على Bitbucket (مستودع مغلق حاليًا)، وتتم تغطية الوظيفة الرئيسية للنظام الفرعي عن طريق الاختبارات باستخدام xUnitFor1c().

اختبار النقل إلى التكوينات القياسية

تم إجراء الاختبار على المنصة: 8.3.8.1652

عملية الأعمال هي سلسلة مستقرة من الإجراءات التي يقوم بها موظفو المنظمة. تعمل أتمتة مثل هذه التسلسلات على تبسيط العمل وتسريع إكمال المهمة النهائية بشكل كبير.

يتم تنفيذ الأنواع التالية من العمليات التجارية في برنامج 1C: Document Flow 8:

• اعتبار:يتم تقديم المستند إلى الرئيس للمراجعة وإعادته بقراره إلى مؤلف المستند. في هذه الحالة، مباشرة أثناء عملية المراجعة، يمكن للمسؤول تقديم حل نصي أو إرسال مستند للتنفيذ أو المراجعة.
• تنفيذ:يتم تقديم الوثيقة للتنفيذ لجميع المستخدمين في القائمة، والمراقب والمفتش لضمان الامتثال لانضباط الأداء. يمكن تعيين أحد المستخدمين كمنفذ مسؤول.
• تنسيق:يتم إرسال المستندات المرفقة بعملية الأعمال هذه للموافقة عليها إلى المستجيبين المحددين وإعادتها إلى مؤلف عملية الأعمال هذه لمراجعة النتائج أو إرسالها لإعادة الموافقة. يتم دعم خيارات المطابقة التالية:
  • موازي؛
  • تسلسلي؛
  • مختلط (موازي ومتسلسل)، بما في ذلك مراعاة شروط التوجيه.
• إفادة:تذهب الوثيقة إلى الشخص المسؤول للموافقة وتعود إلى صاحب العملية للتعرف على نتيجة الموافقة.
• تسجيل:تذهب الوثيقة إلى السكرتير لتعيين رقم التسجيل ووضع ختم المنظمة وإرسالها إلى المراسل.
• مقدمة:باستخدام عملية الأعمال هذه، يتم إرسال المستند المطلوب إلى كافة المستخدمين الموجودين في القائمة للمراجعة.
• طلب:باستخدام عملية الأعمال هذه، يمكنك إصدار تعليمات للموظفين والتحقق من تنفيذها.
• دعوة:تتيح لك هذه العملية إرسال دعوات للمشاركين في الاجتماع وتلقي ردودهم.
• معالجة وثيقة واردة:يقوم بأتمتة الدورة الكاملة لمعالجة المستند الوارد - المراجعة والتنفيذ والشطب.
• معالجة مستند صادر:أتمتة الدورة الكاملة لمعالجة المستند الصادر - الموافقة، والموافقة، والتسجيل.
• معالجة الوثيقة الداخلية:أتمتة الدورة الكاملة لمعالجة المستند الصادر - الموافقة، والموافقة، والتسجيل، والمراجعة، والتنفيذ، والشطب.
• عملية شاملة:يسمح لك بتكوين مسار مخصص لمعالجة المستندات، يتكون من مراحل فردية.

تقوم كل عملية تجارية، أثناء تقدمها عبر المراحل، بإنشاء مهام موجهة إلى مستخدمين محددين. على سبيل المثال، عملية تجارية طلبسيقوم أولاً بإنشاء مهمة أكمل المهمةللمنفذ، وبعد أن يسجل المنفذ إتمام هذه المهمة، المهمة التحقق من التقدملمبدأ العملية التجارية.

يمكنك تعيين المهام ليس فقط لفناني الأداء المحددين، ولكن أيضًا للأدوار. لذلك، على سبيل المثال، يمكن إرسال مستند للموافقة على الدور مخرجوسيقوم البرنامج تلقائيًا بنقل المهمة المقابلة إلى الشخص الذي يقوم بهذا الدور حاليًا - المدير نفسه أو نائبه. يمكن أيضًا توجيه المهمة إلى المستخدمين الذين تم تحديدهم عن طريق البدائل التلقائية التالية:

• جميع مديري مؤلف العملية التجارية
• جميع المرؤوسين لمؤلف العملية التجارية
• المشرف المباشر على مؤلف الوثيقة
• جميع مديري مؤلف الوثيقة

تكوين الأدوار فريد لكل مؤسسة أو مؤسسة ويمكن تغييره وتكوينه دون إيقاف النظام. عندما يتغير دور المنفذ، يتم نقل المهام تلقائيًا إلى سطح مكتب المنفذ الجديد.

يمكن للمستخدم في أي وقت عرض قائمة المهام الموكلة إليه في القائمة مهامي. يتم تحميل القائمة تلقائيًا عند بدء تشغيل البرنامج.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمستخدم تلقي إشعار لإكمال المهمة عبر البريد الإلكتروني.

لكل عملية تجارية، يقوم البرنامج بإنشاء بطاقة يمكن للمستخدم من خلالها استدعاء مخطط انسيابي مرئي لعملية الأعمال. سوف ينعكس تنفيذ مراحل عملية الأعمال في المخطط الانسيابي. وبمساعدتها، يمكن لمنشئ عملية الأعمال أن يعرف في أي وقت المرحلة التي وصل إليها تنفيذها ومن هم الموظفون الذين أكملوا مهمتهم بالفعل ومن لم يفعلوا ذلك. يوجد أدناه بطاقة ومخطط انسيابي نموذجي لعملية الأعمال تنسيق.

يمكن إنشاء عملية أعمال جديدة مرتبطة بمستند معين بناءً على هذا المستند. لكل نوع من أنواع العمليات التجارية، يوفر البرنامج قائمة منفصلة، ​​على سبيل المثال، قائمة الموافقات:

لكل نوع من عمليات الأعمال، يمكنك تكوين قالب سيتم استخدامه عند إنشاء عمليات أعمال جديدة. يحتوي قالب عملية الأعمال على معلومات مثل:

• التوجيه
• المواعيد النهائية
• أهمية
• اسم
• الوصف وغيرها

على سبيل المثال، قالب عملية الأعمال مواءمة العقدقد يبدو مثل هذا:

في بطاقة نوع المستند، يمكنك تحديد قائمة بقوالب عمليات الأعمال المرتبطة بها. سيتم استخدام هذه القائمة تلقائيًا عند إنشاء عمليات أعمال جديدة استنادًا إلى مستندات من هذا النوع. في المثال الموضح، نوع المستند الوارد هو اتفاقالمتعلقة بالقالب أعلاه مواءمة العقدونموذجين آخرين - الموافقة على الاتفاقية (بسيطة)و تسجيل الاتفاقية.

يحتاج المستخدمون غالبًا إلى تكوين التوفيق بين المستندات المختلفة. في الوقت نفسه، أود أن أكون قادرًا على تكوين مسارات (قوالب) الموافقة التعسفية، واختيار أنواع المستندات التي تتم الموافقة عليها، وتنفيذ الموافقة التسلسلية والمتوازية (على سبيل المثال، في حالة الغياب المؤقت لموظفي الموافقة اللازمين) ).

يتم تلبية جميع هذه المتطلبات تمامًا من خلال تكوين 1C القياسي: تدفق المستندات، ولكن هناك صعوبات واضحة في ذلك:

• البرنامج معقد ويصعب على المستخدمين النهائيين فهمه،
• العديد من وظائف البرنامج ليست مطلوبة بين 99٪ من المنظمات،
• ليس من السهل العثور على متخصص يمكنه تنفيذه وتكوينه لك بكفاءة،
• يكلف التكوين أموالاً (اعتبارًا من 22 مايو 2018، تبدأ تكلفة التكوين نفسه من 36000 جنيه إسترليني، ولكنك لا تزال بحاجة إلى شراء تراخيص لمحطات العمل وترخيص الخادم).

في هذا الصدد، يحتاج الكثير من الأشخاص إلى أن يكون لديهم نظام فرعي بسيط ومفهوم للموافقة في متناول اليد، والذي يمكن تنفيذه بسهولة ولا يتطلب صيانة دورية من قبل متخصص.

سوف تركز هذه المقالة على مثل هذا النظام.

إعدادات التفاوض

بعد إدخال هذه الوحدة في التكوين الخاص بك، يجب عليك أولاً منح حق الوصول إليها لجميع المستخدمين الذين سيشاركون في إجراءات الموافقة. للقيام بذلك، سنقوم بإنشاء مجموعة وصول منفصلة وإضافة كافة المستخدمين هناك.

عند إنشاء مجموعة وصول، سنقوم أيضًا بإنشاء ملف شخصي جديد:

أضف دورًا إلى ملفك الشخصي المطابقة (الإعداد):

حدد ملفًا شخصيًا في مجموعتنا، وأضف مستخدمين، ثم سجل وأغلق:

لمطابقة الإعدادات، يمكنك اختيار أحد الخيارين:

• سيتم تكوينها من قبل المستخدمين المدرجين في المجموعة المسؤولين,
• لإعداد التنسيق، قم بإنشاء مجموعة جديدة وإنشاء ملف تعريف مع دور لها المطابقة (الإعداد)وأضف إلى هذه المجموعة هؤلاء المستخدمين الذين سيكونون مسؤولين عن إعداد الموافقة.

إذا كانت إعدادات التنسيق متاحة، فسيتم إضافة عنصر جديد تنسيقفي لوحة الأقسام:

أولاً، نحتاج إلى إنشاء أدوار فناني الأداء الذين سيشاركون في الموافقة:

عند إنشاء دور جديد، نشير فقط إلى الاسم، ونكتب عنصر الدليل ونقوم على الفور بتكوين المستخدمين لهذا الدور (أي المستخدمين سيكون لهم هذا الدور):

يتم تعيين تكوين امتثال المستخدم لدور معين على النحو التالي:

يمكن أن يكون للعديد من المستخدمين دور واحد:

لنقم بإنشاء عدد قليل من الأدوار الإضافية وتكوين قائمة المستخدمين لكل دور:

أنت الآن بحاجة إلى إنشاء قوالب الموافقة. على سبيل المثال، لنقم بإعداد الموافقة على المستندات في البرنامج طلب الزبون:

في بطاقة القالب، قم بتعيين الاسم، وحدد نوع الكائن ونوع الكائن (من القائمة):

في القسم الجدولي، نقوم بتكوين مسار الموافقة نفسه (سيبدأ أي مستخدم لديه دور في الموافقة، وما إلى ذلك من أجل زيادة رقم المرحلة):

إذا كانت هناك حاجة إلى موافقة متوازية (أي حتى يمكن الاتفاق على بعض المراحل من قبل المستخدمين ذوي الأدوار المختلفة)، فإننا نقوم بإنشاء صفين في هذا الجدول ونشير إلى نفس رقم المرحلة لهم.

لافتة حقوق ممتدةيسمح لصاحب هذا الدور بالموافقة/التراجع عن الموافقة على كائن في أي وقت (في هذه الحالة، المستخدمون الذين لديهم الدور المدير الماليسيكون قادرًا على الموافقة أو إلغاء الموافقة على طلب العميل في أي مرحلة).

تنسيق طلبات العملاء

على سبيل المثال، لنقم بإنشاء طلب عميل جديد. ستفشل المحاولة وستظهر الرسالة التالية:

أولئك. الآن، قبل نشر طلبات العملاء، سيتم دائمًا التحقق من حالة الموافقة (بفضل القالب المخصص). انقر فوق تنسيقفي لوحة الأوامر الخاصة بالنموذج، سيتم فتح النافذة التالية:

في الجزء العلوي يوجد تقرير عن الموافقة على الكائن، في الجزء السفلي نرى أزرار التحكم. تبدأ عملية الموافقة عندما يقوم البادئ بتشغيل الموافقة، انقر فوق الزر المناسب، وسيتغير تقرير الموافقة:

يجب أن تتم الموافقة على الطلب من قبل أي مستخدم لديه هذا الدور التفاوض على شروط التسليم. سيكون لدى هؤلاء المستخدمين مهمة على سطح المكتب الخاص بهم:

افتح المهمة ضمن المستخدم المعتمد، ثم انتقل إلى الموضوع:

أثناء الموافقة، يصبح الكائن غير متاح للتحرير، انقر فوق تنسيق:

نتخذ القرار (نوافق/لا نوافق)، إذا لزم الأمر، نشير إلى تعليق (في حالة إلغاء الموافقة، يلزم التعليق):

سيظهر تحذير، قم بالموافقة عليه:

يتغير التقرير كما هو متفق عليه:

بعد اتخاذ القرار، يجب عليك إغلاق التطبيق على سطح المكتب (انقر فوق مكتمل)، بينما يتم إلغاء التطبيقات التي تم إنشاؤها لمستخدمين آخرين لهذا الدور تلقائيًا (نظرًا لأن مستخدمًا واحدًا لهذا الدور قد أكمل الموافقة، فهذا يكفي). الآن في الخطوات التالية، عليك القيام بإجراءات مماثلة.

في حالة تعيين السمة لدور مرحلة معينة في مسار الموافقة حقوق ممتدة، فإن مستخدمي هذا الدور لديهم خيارات موافقة/إلغاء إضافية:

بعد اكتمال الإجراء، ستظهر ورقة الموافقة بالشكل التالي:

إذا تمت الموافقة بنجاح، فسيتم ترحيل المستند تلقائيًا.

وسيتلقى صاحب الاتفاقية الإشعار التالي على سطح المكتب الخاص به:

تنسيق عناصر الدليل

سأعرض لك الآن خيارًا آخر لاستخدام الوحدة - التوفيق بين الدلائل. على سبيل المثال، لنأخذ الدليل الشركاء. لنبدأ بإعداد القالب:

الآن، للاختبار، لنأخذ الأمر المتفق عليه، وننشره ونحاول نشره مرة أخرى:

ستفشل المحاولة وستظهر الرسالة أنه بالإضافة إلى الموافقة على الطلب نفسه، نحتاج الآن إلى الموافقة على شريكه (هذه الموافقة تشبه الموافقة على الطلب).

أولئك. باستخدام هذه الوحدة، ستتمكن من تنسيق ليس فقط المستندات التعسفية، ولكن أيضًا الدلائل (في هذه الحالة، سيتم التحقق من تناسق عناصر الدليل عند التحقق من المستندات التي ستظهر فيها الكائنات).

للمتخصصين الفنيين

توجد تعليمات لتوصيل الوحدة في بداية المقالة.

تضيف الوحدة الكائنات التالية إلى التكوين:

• 1 وحدة مشتركة،
• 2 الأدوار،
• اشتراك حدث واحد,
• 1 النموذج العام،
• 1 مجموع الفريق،
• 1 التخطيط العام
• 1 صورة عامة،
• 1 كتاب مرجعي،
• 1 نقل،
• 2 سجلات المعلومات

بالإضافة إلى ذلك، تغير الوحدة النمطية الإجراء عندما تم إنشاءه على الخادموحدة مشتركة تعديل التكوينالتجاوز.

بعد توصيل الوحدة، من الضروري الأمر العام _ورقة الموافقةكمعلمة، حدد قائمة بتلك الأنواع من الدلائل والمستندات التي من المفترض أن يتم تنسيقها في البرنامج.

بدلا من الاستنتاج

تم إنشاء هذا المنتج بناءً على تجربتي الشخصية مع المهام المختلفة المتعلقة بالموافقة على المستندات في تكوينات 1C المختلفة. لقد حاولت أن أدمج فيه الأشياء الضرورية وفي نفس الوقت أجعل الوظيفة مريحة وسهلة الفهم. ربما لديك بعض التعليقات/الملاحظات/الاقتراحات حول هذا المنتج. أخطط لتطوير هذا التطوير في المستقبل، وسأكون ممتنًا لتعليقاتك.

لقد جمعنا 10 ميزات لبرنامج 1C: Document Flow المطلوبة في الشركات العميلة، والتي يتم استخدامها يوميًا وتعمل بالفعل. نأمل أن يساعدك فهم كيفية تعامل البرنامج مع المهام المشتركة لعملائنا في تكوين رأيك الخاص حول إمكانياته ومزاياه.

لقد قمنا بتنفيذ 1C: تدفق المستندات في الشركات المتوسطة والكبيرة لسنوات عديدة. خلال هذا الوقت، تراكمت إحصاءات مثيرة للإعجاب حول المشاريع. إنه يوضح مدى تسارع وتيرة الأعمال بعد تحرير الشركة من الأعمال الورقية.

كما تبين الممارسة، فإن إدخال إدارة المستندات الإلكترونية يساعد في توفير أكثر من نصف وقت الموظفين الذين يعملون مع المستندات. يتم تسريع توقيت الموافقة على المستندات في المتوسط ​​بمقدار 2-3 مرات، ويتم تقليل عدد المهام غير المكتملة في الوقت المحدد بشكل كبير، وليس الساعات، ولكن يتم قضاء الثواني في البحث عن المستندات، وتزداد كفاءة أنشطة الإدارة بشكل عام.

1. تقليل الوقت اللازم للموافقة على المستندات

تخيل موقفًا نموذجيًا في الشركة - تحتاج إلى الاتفاق على اتفاقية. يقوم المحامي بإرسال الوثيقة إلى الموظفين المسؤولين. الجميع يجعل التعديلات الخاصة بهم. يتم إرجاع عدة إصدارات من النص للمراجعة. ثم يتم إرسال الطبعة الجديدة لإعادة الموافقة عليها، وهكذا حتى تتوصل جميع الأطراف إلى قرار مشترك. يؤدي مثل هذا المخطط إلى تفويت المواعيد النهائية وفقدان الإصدارات المهمة من النص وإضاعة الوقت.

كيف ستبدو عملية الموافقة في "1C: تدفق المستندات": يبدأ الموظف مهمة، ويرفق المستندات اللازمة بها ويرسلها عبر مسار معين إلى زملائه. لكل مشارك في السلسلة، يمكنك تحديد الموعد النهائي الخاص بك لإكمال المهمة. بعد إطلاق المهمة، يمكن للموظف الانتقال إلى الأمور الأكثر أهمية، والتحقق بشكل دوري من النتائج في النظام أو انتظار الإخطار عبر البريد. بناءً على خبرة عملائنا، تسمح لنا هذه التقنية بتقليل عدد الأشخاص المعتمدين وتسريع أوقات الموافقة، مما يجعل الحياة أسهل ويوفر الوقت للمديرين والموظفين.

أرز. 1. ابدأ عملية الموافقة

2. مراقبة العمليات التجارية وتحسينها باستخدام 1C: Document Flow

وظيفة جديدة نسبيًا "1C: تدفق المستندات"، والتي أصبحت شائعة على الفور في شركات عملائنا. على سبيل المثال، تتم إعادة التفاوض باستمرار على بعض الاتفاقيات، ويتم تفويت المواعيد النهائية. قد تكون المشكلة هي عبء عمل المقاول أو قالب المستند غير الصحيح.

كيف يمكن لـ "1C: Document Flow" المساعدة في حل هذه المشكلة؟ يقوم النظام بتسجيل معلومات حول جميع مهام الموظف. في أي وقت، يمكن للمدير معرفة من يقوم بتأخير المهام باستمرار، ومن يكمل معظم المهام، وما إلى ذلك. مع مرور الوقت، يقوم البرنامج، بتجميع البيانات، بإعداد تقارير تحليلية مع إمكانية توزيعها تلقائيًا على الأطراف المعنية. وهذا يسمح للمدير بتحديد المشاكل الحالية والقضاء عليها في الوقت المناسب، وتحسين العمليات في الشركة.

أرز. 2. التقارير والإحصائيات التحليلية

3. مراقبة المراسلات الواردة

بالنسبة للعديد من عملائنا من الشركات الكبيرة والهيئات الحكومية، فإن السبب الرئيسي لتطبيق 1C: Document Flow هو التحكم في المراسلات الواردة. يتعين عليهم كل يوم التعامل مع عدد كبير من المراسلات الخارجية والداخلية مع العملاء والأقسام والأقسام. يؤدي هذا غالبًا إلى حقيقة أنه لا تصل جميع الأوراق إلى المرسل إليه، وبعضها يضيع ببساطة على طول الطريق ويظل دون إجابة.

كيف يحل 1C: Document Flow هذه المشكلة؟ يتمتع النظام بالقدرة على الاحتفاظ بسجلات لجميع المستندات الواردة من المنظمات والأفراد. يمكن تجميع المستندات الواردة في قوائم، على سبيل المثال، حسب المرسل أو النوع. ونتيجة لذلك، فإن العثور على مستند أو إرساله بالبريد أو إرساله للتنفيذ أو طباعته يستغرق دقيقة واحدة.

أرز. 3. قائمة الوثائق الواردة والصادرة

4. إعداد حقوق المستخدم

ومن خلال تجربتنا، تستخدم جميع الشركات دون استثناء هذه الوظيفة. على سبيل المثال، قامت إحدى المنظمات بتعيين متدرب وتحتاج إلى تقييد وصوله إلى عدد من المستندات. في 1C:Document Flow، يتم إنشاء بطاقة تلقائيًا لكل مستند، حيث يمكن للمدير أو المسؤول تكوين حقوق الوصول. وهذا مضمون لحماية بيانات الشركة القيمة من أعين المتطفلين. سيرى كل موظف فقط تلك المستندات التي يرتبط بها بشكل مباشر.

أرز. 4. حقوق الوصول إلى المستندات

5. إدارة الفعاليات والاجتماعات

بالنسبة لمديري الشركات الكبيرة وكبار المديرين ورؤساء الأقسام، تعتبر هذه الوظيفة مهمة جدًا، حيث يقضون حوالي 50٪ من وقت عملهم في اجتماعات عديدة. وإذا لم تقم بتلخيص نتائج الاجتماع، فلا تقم بتوزيع المهام ولا تراقب تنفيذها، هناك احتمال كبير بأن ينسى الزملاء ببساطة جميع الاتفاقات.

يتيح استخدام "1C: Document Flow" إمكانية تسجيل حقيقة حدث سابق ومراقبة تنفيذ القرارات المتخذة. خلال الاجتماع، يمكن للموظف المسؤول وضع بروتوكول وإرسال التعليمات إلى الزملاء ومراقبة تنفيذها. وتساعد التقارير التحليلية الخاصة في البرنامج على تقييم حضور الفعاليات ومدتها وفعاليتها.

أرز. 5. محضر الحدث مع قائمة التعليمات في "1C: تدفق المستندات"

6. تقرير عن انضباط الأداء

غالبًا ما يأتي العملاء إلينا بالمشكلة التالية: يتم تكليف الموظف بعدد كبير من المهام من مصادر مختلفة. قد يكون جمع هذه البيانات ومراقبتها أمرًا صعبًا للغاية، خاصة في الشركات الكبيرة. ويتطلب المدير تقارير موثوقة عن توقيت وجودة إنجاز المهمة.

كيف سيساعد "1C: Document Flow" في حل هذه المشكلة؟ يتم حفظ جميع المهام والمستندات التي يتلقاها الموظف للمعالجة في النظام. كل وثيقة لها موعد نهائي للتحضير أو الموافقة. بمساعدة التقارير، يمكن للمدير تقييم أداء الموظفين بناءً على مؤشرات مختلفة: الوفاء بالمواعيد النهائية، والتنفيذ الناجح، وعدد التأجيلات، وما إلى ذلك. ومن الممكن إعداد تقارير عن انضباط العمل، والمهام المتأخرة، وتتبع العمل ساعات. سيؤدي ذلك إلى تحسين السيطرة على الموظفين وزيادة تحفيزهم.

أرز. 6. تقرير عن انضباط الأداء في "1C: Document Flow 8"

7. التزامن مع 1C:ERP

غالبًا ما يستخدم عملاؤنا "1C:Document Management" جنبًا إلى جنب مع "1C:ERP". يتيح لك ذلك أتمتة الإدارة والمحاسبة في الشركات بشكل فعال. تتيح مزامنة الحلول إمكانية تخصيص المسار للموافقة على المستندات بأي تعقيد وعلى مستويات مختلفة. وهذا سيوفر الوقت ويلغي الحاجة إلى الانتقال من قاعدة بيانات إلى أخرى. على سبيل المثال، يمكن للموظف إنشاء مستند مباشرةً من 1C:ERP وإرساله للموافقة عليه والتحكم في هذه العملية.

أرز. 7. قائمة مهام المستخدم عند مزامنة "1C: Document Flow" و"1C: ERP"

8. إدارة المشاريع

إحدى الوظائف الملائمة لتنظيم المشروع هي إدارة المشاريع ووثائق المشروع. تحتوي مجموعة الأدوات على جميع المعلومات حول المشاريع: المستندات، المشاركين، الخطة، المواعيد النهائية، إلخ. يمكنك تتبع المراسلات الخاصة بالمشروع ومراقبة تنفيذ مهام المشروع. يقوم النظام بإنشاء تحليلات حول التقدم المحرز في المشاريع ويسمح لك بإنشاء التقارير.

أرز. 8. إدارة المشاريع في 1C: برنامج تدفق المستندات

9. التوقيع الإلكتروني

جميع العملاء الذين يخططون للتحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية يشعرون بالقلق دائمًا بشأن مسألة أمن البيانات. تم حل هذه المشكلة عن طريق التوقيع الإلكتروني في البرنامج - وهو نظير حديث وموثوق لختم كيان قانوني وتوقيع شخصي. يتم إصدارها من قبل مركز اعتماد معتمد.

هذه هي البيانات المشفرة المرفقة بالمستندات وتؤكد صحتها. بموجب القانون، تتمتع المستندات التي تحتوي على توقيع إلكتروني بنفس القوة القانونية التي تتمتع بها الأوراق العادية. من الآمن إبرام العقود وتبادل المستندات مع العملاء والشركاء والإدارات والمقاولين.

أرز. 9. التوقيع الإلكتروني في "1C: تدفق المستندات"

10. تطبيق جوال مجاني

أعرب جميع عملائنا عن تقديرهم للراحة والفوائد التي يوفرها هذا التطوير. يتيح لك التطبيق العمل على المهام عن بعد والبقاء على اتصال دائمًا بالشركة، بغض النظر عن مكان تواجد الموظف. في أي وقت مناسب، يمكنك قراءة بريدك الإلكتروني، وإرسال رسائل إلى الزملاء أو العملاء، وتنسيق المستندات، وتعيين المهام وإكمالها، وعرض التقويم الخاص بك، وغير ذلك الكثير. تعمل الخدمة بشكل مستقل ولا تتطلب اتصالاً مستمرًا بالشبكة. متوفر للإصدارات "1C: تدفق المستندات KORP" و"1C: تدفق المستندات DGU".

أرز. 10. العميل المحمول "1C: تدفق المستندات"

الحد الأدنى

مع تطور التكنولوجيا، أصبح العمل في مكتب مليء بالأوراق والمحفوظات الضخمة شيئًا من الماضي. يعد الانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية عملية تطور طبيعية لأي عمل تجاري. على مدى سنوات عديدة من تنفيذ البرنامج، لم نواجه عملاء قاموا بتجربة 1C: Document Flow، غيروا رأيهم وعادوا إلى الأعمال الورقية. يعتاد الموظفون بسرعة على الوظائف الجديدة، ونتيجة لذلك، تنتقل المنظمة إلى مستوى أعلى من الإدارة والتفاعل.